1.1 Tyto Obchodní podmínky stanovují pravidla poskytování služeb prostřednictvím služby gabinetonline.com.pl a tvoří nedílnou součást smlouvy o poskytování služeb, podrobně upravujíce její ustanovení.
1.2 Obchodní podmínky jsou Uživatelům poskytovány bezplatně prostřednictvím webových stránek ve formě umožňující jejich stažení, uložení a tisk.
1.3 Uživatel je povinen seznámit se s obsahem Obchodních podmínek před zahájením užívání Služby. Zahájení užívání Služby je rovnocenné úplnému přijetí podmínek tohoto dokumentu.
1.4 Uživatel je povinen dodržovat ustanovení Obchodních podmínek od okamžiku Registrace.
1.5 GabinetOnline je SaaS platforma (software jako služba) určená pro kadeřnictví, kosmetické a beauty salony. Provozovatel zpracovává osobní údaje klientů salonů jako zpracovatel na základě samostatné Smlouvy o pověření ke zpracování osobních údajů uzavírané s každým Uživatelem.
Kdykoli se v Obchodních podmínkách hovoří o:
Obchodní podmínky – rozumí se tento dokument, který je přílohou smlouvy o poskytování služeb prostřednictvím Služby.
Služba – rozumí se webová služba gabinetonline.com.pl umožňující využívat služby uvedené v bodě 4.
Provozovatel – rozumí se společnost Rybczak i Wspólnicy spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, KRS: 0000361541, NIP: 642-318-72-10, ul. Przyjemna 4, 44-264 Jankowice.
Uživatel – rozumí se fyzická osoba, právnická osoba nebo organizační jednotka bez právní subjektivity, která využívá Službu a provozuje kadeřnictví, kosmetický nebo beauty salon, založená v souladu s platnými právními předpisy.
Klient Salonu – rozumí se fyzická osoba, která je klientem salonu Uživatele a jejíž osobní údaje jsou zpracovávány prostřednictvím Služby.
Smlouva – rozumí se smlouva o poskytování služeb uvedených v bodě 4 prostřednictvím Služby, uzavřená mezi Provozovatelem a Uživatelem po provedení první platby Uživatele za užívání Služby.
Smlouva o pověření – rozumí se smlouva o pověření ke zpracování osobních údajů uzavíraná mezi Provozovatelem (jako zpracovatelem) a Uživatelem (jako správcem údajů) na základě čl. 28 GDPR.
Ceník – rozumí se informace zveřejněné na hlavní stránce Služby, v nichž Provozovatel stanovil podmínky a výši platby za služby Služby; změna Ceníku neznamená změnu Obchodních podmínek.
Den doručení – rozumí se den odeslání prohlášení e-mailem nebo 7. (sedmý) den ode dne odeslání písemného prohlášení; je-li tento den úředně nepracovním, považuje se za den doručení první pracovní den následující po něm.
Přístup – rozumí se zpřístupnění Aplikace Provozovatelem na další zúčtovací měsíc.
Klientský panel – rozumí se část Služby dostupná po přihlášení, sloužící ke správě účtu a vyúčtování se Službou.
AI asistent – rozumí se modul umělé inteligence vestavěný do Služby, založený na externích jazykových modelech, umožňující interakci přirozeným jazykem a automatizaci vybraných funkcí Služby.
Poskytovatel AI – rozumí se externí poskytovatel jazykového modelu používaného AI asistentem, zejména Anthropic PBC (model Claude) a OpenAI LLC (model GPT).
3.1 Výhradní autorská práva ke Službě gabinetonline.com.pl náleží společnosti Rybczak i Wspólnicy spółka z ograniczoną odpowiedzialnością se sídlem v Jankowicích. Autorská práva podléhají ochraně podle polského zákona o autorském právu a právech souvisejících ze dne 4. února 1994 (Dz. U. 1994 č. 24, pol. 83 ve znění pozdějších předpisů).
3.2 Uživatel není oprávněn kopírovat, měnit, šířit ani jakýmkoli způsobem využívat prvky Služby bez předchozího písemného souhlasu Provozovatele.
3.3 Údaje a obsah vkládané Uživatelem do Služby zůstávají vlastnictvím Uživatele. Provozovatel nenabývá k těmto údajům žádná práva kromě oprávnění nezbytných pro poskytování služeb dle Smlouvy.
Na základě Smlouvy se Provozovatel prostřednictvím Služby zavazuje poskytovat Uživateli tyto služby:
4.1 Služby spojené s ukládáním a zpracováním dokumentů a údajů Uživatele týkajících se jeho činnosti, zejména:
4.2 Informování klientů Uživatele o stavu plnění služby (oznámení SMS a e-mail).
4.3 Generování finančních reportů, statistik a analytiky týkajících se činnosti salonu.
4.4 Poskytování AI asistenta v souladu s podmínkami stanovenými v bodě 5 těchto Obchodních podmínek.
4.5 Rozsah poskytovaných služeb závisí na uzavření Smlouvy a zakoupeném předplatném plánu.
4.6 Zkušební období: Nově zaregistrovaný Uživatel získává bezplatný přístup ke Službě na období 14 dní (nebo 30 dní s promo kódem) s plnou funkčností zvoleného plánu. Po skončení zkušebního období je třeba provést platbu v souladu s Ceníkem.
4.7 Provozovatel si vyhrazuje možnost měnit funkčnost Služby, rozšiřovat ji o nové funkce a vylepšení, jakož i upravovat stávající funkčnost, při dodržení ustanovení bodu 12.
5.1 AI asistent umožňuje Uživateli interagovat přirozeným jazykem s údaji shromážděnými ve Službě, automatizovat vybrané akce a získávat analytiku a doporučení ohledně vedení salonu.
5.2 Za účelem poskytování služby AI asistenta předává Provozovatel obsah konverzací a nezbytný kontext (zejména údaje klientů salonu v rozsahu potřebném pro poskytnutí odpovědi) externím Poskytovatelům AI – Anthropic PBC a OpenAI LLC – kteří jsou subzpracovateli ve smyslu čl. 28 odst. 4 GDPR.
5.3 Uživatel užíváním AI asistenta souhlasí s tím, že obsah konverzací a související údaje mohou být předávány do Spojených států na základě Standardních smluvních doložek (SCC) v souladu s čl. 46 GDPR. Podrobnosti o předávání údajů jsou popsány v Zásadách ochrany osobních údajů.
5.4 Provozovatel se zavazuje:
5.5 Uživatel je povinen:
5.6 Odpovědi generované AI asistentem mají informativní a pomocný charakter. Provozovatel nenese odpovědnost za obchodní rozhodnutí přijatá Uživatelem výhradně na základě návrhů AI asistenta.
5.7 Provozovatel si vyhrazuje právo zdokonalovat algoritmy a modely AI asistenta s využitím anonymizovaných a agregovaných údajů o způsobu užívání Služby, s výjimkou osobních údajů, které lze přiřadit konkrétním osobám.
5.8 Užívání AI asistenta je dobrovolné a není povinné pro užívání ostatních funkcí Služby.
6.1 Provozovatel poskytuje služby prostřednictvím Služby pomocí sítě Internet.
6.2 Uživatel může Službu používat na jakémkoli zařízení s přístupem k Internetu, které splňuje tyto technické požadavky:
6.2.1 Použití jiných prohlížečů je možné, ale nemusí zaručit správné fungování všech funkcí Služby.
6.3 Uživatel se při zahájení práce ve Službě musí zaregistrovat podle pokynů Služby.
6.4 Aby Služba mohla správně fungovat, musí Uživatel zadat údaje odpovídající skutečnému a právnímu stavu.
6.4.1 Při registraci Uživatel uvádí: jméno a příjmení, název firmy, adresu sídla, NIP, e-mailovou adresu. Uživatel je povinen tyto údaje neprodleně aktualizovat v případě jejich změny.
6.5 Při registraci Uživatel vytváří heslo. Heslo musí obsahovat alespoň 8 znaků, zejména alespoň jedno velké písmeno a jednu číslici nebo speciální znak. V případě zapomenutí hesla je dostupná funkce „Obnovit heslo".
6.6 Uživatel odpovídá za důvěrnost hesla a všechny úkony provedené prostřednictvím jeho účtu. V případě neoprávněného přístupu k účtu je Uživatel povinen neprodleně informovat Provozovatele.
6.7 Uživatel má k dispozici systém ticketů, ve kterém může nepřetržitě hlásit dotazy a závady:
7.1 Za den registrace se považuje den, kdy Uživatel podle pokynů umístěných ve Službě dokončí proces registrace a získá přístup ke Službě.
7.2 Ode dne registrace získává Uživatel bezplatný zkušební přístup ke Službě v souladu s bodem 4.6.
7.3 Provedení první platby je rovnocenné uzavření Smlouvy o poskytování služeb a přijetí Obchodních podmínek a Zásad ochrany osobních údajů ve znění platném ke dni platby.
7.4 Uživatel může Službu používat v měsíčním režimu (Pre-paid) nebo v 6- a 12měsíčních variantách:
7.4.1 6měsíční varianta: Uživatel získává 1 měsíc zdarma a balíček 250 SMS zpráv navíc.
7.4.2 12měsíční varianta: Uživatel získává 2 měsíce zdarma a balíček 500 SMS zpráv navíc.
7.4.3 U 6- nebo 12měsíčních variant zasílá Provozovatel Smlouvu do 7 dnů od provedení platby.
7.5 Smlouva může být ukončena v těchto případech:
7.6 Uživatel může Smlouvu ukončit kdykoli bez udání důvodu při dodržení výpovědní lhůty rovnající se aktuálnímu zúčtovacímu cyklu. Zaplacené platby za nevyužité období se nevracejí, s výjimkou případů, kdy je ukončení zaviněno Provozovatelem.
7.7 Provozovatel si vyhrazuje právo ukončit Smlouvu s okamžitou platností, pokud Uživatel:
7.8 Po ukončení Smlouvy jsou údaje Uživatele a Klientů Salonu uchovávány v souladu s body 9.8 a 10.
8.1 Užívání plného rozsahu služeb Služby je placené za podmínek stanovených v Ceníku dostupném na stránce gabinetonline.com.pl.
8.2 Platba se provádí předem na základě proforma faktury převodem na uvedený bankovní účet nebo pomocí dostupných metod elektronické platby.
8.3 Provozovatel vystaví fakturu (VAT) do 7 dnů od připsání platby a zpřístupní ji v Klientském panelu.
8.4 V případě nezaplacení proforma faktury ve lhůtě může Provozovatel:
8.5 Za datum ukončení užívání systému, pokud Uživatel neoznámil odstoupení, se považuje datum posledního přihlášení do systému po lhůtě splatnosti. Provozovatel má právo vystavit fakturu (VAT) a požadovat platbu za skutečné období užívání Služby.
8.6 Provozovatel si vyhrazuje právo měnit Ceník při dodržení nejméně 30denní lhůty předem. Změna Ceníku nepředstavuje změnu Obchodních podmínek.
9.1 Údaje Uživatele a údaje Klientů Salonu vložené do Služby jsou vlastnictvím Uživatele, resp. správce těchto údajů (salonu). Provozovatel k nim nenabývá žádná práva kromě oprávnění nezbytných pro poskytování služeb.
9.2 Provozovatel zpracovává osobní údaje Uživatelů a Klientů Salonu výhradně za účelem řádného fungování Služby a poskytování sjednaných služeb, zejména: obsluhy návštěv, vyúčtování, komunikace SMS/e-mail, generování reportů a poskytování služby AI asistenta.
9.3 Provozovatel uplatňuje tato opatření na ochranu údajů:
9.3.1 Šifrování přenosu dat pomocí protokolu TLS (SSL) – data přenášená mezi zařízením Uživatele a serverem jsou šifrována a prakticky nemohou být zachycena třetími osobami.
9.3.2 Kontrola přístupu – přístup k údajům mají výhradně oprávnění zaměstnanci Provozovatele v nezbytném rozsahu na principu minimálních oprávnění.
9.3.3 Pravidelné zálohy – údaje Uživatele jsou pravidelně zálohovány za účelem prevence jejich ztráty v případě havárie.
9.3.4 Monitoring a audit – systémy Provozovatele jsou monitorovány z hlediska neoprávněného přístupu a bezpečnostních incidentů.
9.3.5 Fyzická bezpečnost – serverová infrastruktura je chráněna před neoprávněným fyzickým přístupem, požárem a dalšími hrozbami.
9.4 Provozovatel neodpovídá za obsah údajů vkládaných Uživatelem do Služby.
9.5 Uživatel má právo na přístup ke svým osobním údajům a údajům své firmy a na jejich změnu kdykoli prostřednictvím Klientského panelu.
9.6 Provozovatel se zavazuje nepředávat údaje Uživatele ani Klientů Salonu třetím osobám, s výjimkou:
9.7 Podrobná pravidla zpracování osobních údajů, zejména práva subjektů údajů, stanovují Zásady ochrany osobních údajů dostupné na adrese gabinetonline.com.pl/polityka-prywatnosci.html.
9.8 Po ukončení Smlouvy jsou údaje Uživatele uchovávány po dobu 5 kalendářních let počítaných od prvního dne roku následujícího po datu ukončení smlouvy a poté jsou smazány, s výjimkou případů, kdy platné právní předpisy vyžadují delší dobu uchovávání.
9.9 V případě porušení zabezpečení osobních údajů Provozovatel neprodleně přijme opatření v souladu s čl. 33–34 GDPR a informuje Uživatele o incidentu bez zbytečného odkladu.
10.1 V rozsahu, v jakém Uživatel vkládá do Služby osobní údaje Klientů Salonu, vystupuje Provozovatel v roli zpracovatele ve smyslu čl. 28 GDPR a Uživatel v roli správce údajů.
10.2 Základem pověření ke zpracování údajů je Smlouva o pověření ke zpracování osobních údajů uzavíraná mezi Provozovatelem a Uživatelem. Smlouva o pověření je přílohou Smlouvy o poskytování služeb a je Uživateli zpřístupněna v Klientském panelu.
10.3 Provozovatel zpracovává osobní údaje Klientů Salonu výhradně:
10.4 Uživatel jako správce údajů odpovídá za:
10.5 Provozovatel se zavazuje využívat služeb subzpracovatelů výhradně po jejich předchozím schválení nebo po získání obecného souhlasu Uživatele. Seznam aktuálních subzpracovatelů je dostupný v Zásadách ochrany osobních údajů. O plánovaném přidání nového subzpracovatele Provozovatel informuje Uživatele nejméně 14 dní předem a umožní vyjádřit námitku.
10.6 Po ukončení Smlouvy Provozovatel na žádost Uživatele vrátí nebo smaže osobní údaje Klientů Salonu do 30 dnů, s výjimkou případů, kdy právní předpisy ukládají povinnost jejich dalšího uchovávání.
11.1 Provozovatel vyvíjí veškeré úsilí, aby zajistil řádné fungování Služby z technického i právního hlediska.
11.2 Provozovatel nenese odpovědnost za:
11.3 Odpovědnost Provozovatele dle Smlouvy je omezena výší plateb provedených Uživatelem za poslední 3 měsíce předcházející události, která způsobila škodu, s výjimkou případů, kdy škoda vznikla v důsledku úmyslného jednání Provozovatele.
11.4 Provozovatel usiluje o zajištění dostupnosti Služby na úrovni nejméně 99 % času v měsíčním měřítku, s výjimkou plánovaných technických odstávek, o nichž jsou Uživatelé informováni nejméně 24 hodin předem.
11.5 Reklamace spojené s užíváním Služby lze podávat:
11.6 Provozovatel vyřizuje reklamace do 14 pracovních dnů od jejich obdržení a informuje Uživatele o přijatém rozhodnutí elektronickou nebo písemnou cestou.
12.1 Provozovatel si vyhrazuje právo měnit Obchodní podmínky.
12.2 Ke změně Obchodních podmínek může dojít zejména v případě:
12.3 O záměru změnit Obchodní podmínky Provozovatel informuje Uživatele:
12.4 Změna Obchodních podmínek nabývá účinnosti po uplynutí 21 dnů ode dne oznámení uvedeného v bodě 12.3. Pokud Provozovatel obdrží od Uživatele prohlášení o nepřijetí podmínek nového dokumentu před uplynutím této lhůty, Smlouva se ukončuje dnem nabytí účinnosti nových Obchodních podmínek a Uživateli náleží vrácení platby za nevyužité předplatné období.
12.5 Pokračování v užívání Služby po nabytí účinnosti nových Obchodních podmínek je rovnocenné jejich přijetí.
13.1 Obchodní podmínky se řídí polským právem.
13.2 Ve věcech neupravených těmito Obchodními podmínkami se použijí ustanovení občanského zákoníku, zákona o poskytování služeb elektronickou cestou, GDPR a dalších platných předpisů polského práva.
13.3 Veškeré spory vyplývající ze Smlouvy se strany budou snažit vyřešit smírnou cestou. V případě nedosažení dohody budou spory řešeny soudem podle sídla Provozovatele.
13.4 Pokud se některé ustanovení Obchodních podmínek ukáže jako neplatné nebo neúčinné, ostatní ustanovení zůstávají v platnosti.
13.5 Obchodní podmínky jsou dostupné na stránce gabinetonline.com.pl/regulamin.html ve verzi umožňující jejich stažení a tisk.