1.1 Niniejszy Regulamin określa warunki świadczenia usług za pomocą serwisu gabinetonline.com.pl i stanowi integralną część umowy o świadczenie usług, regulując w sposób szczegółowy jej postanowienia.
1.2 Regulamin jest udostępniony Użytkownikom nieodpłatnie za pośrednictwem strony WWW w formie umożliwiającej jego pobranie, utrwalenie i wydrukowanie.
1.3 Użytkownik jest zobowiązany do zapoznania się z treścią Regulaminu przed rozpoczęciem korzystania z Serwisu. Rozpoczęcie korzystania z Serwisu jest równoznaczne z pełną akceptacją warunków Regulaminu.
1.4 Użytkownik zobowiązany jest do przestrzegania postanowień Regulaminu od chwili Rejestracji.
1.5 GabinetOnline jest platformą SaaS (oprogramowanie jako usługa) przeznaczoną dla salonów fryzjerskich, kosmetycznych i beauty. Operator przetwarza dane osobowe klientów salonów jako podmiot przetwarzający (procesor) na podstawie odrębnej Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych zawieranej z każdym Użytkownikiem.
Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:
Regulaminie – rozumie się przez to niniejszy Regulamin stanowiący załącznik do umowy o świadczenie usług poprzez Serwis.
Serwisie – rozumie się przez to serwis internetowy gabinetonline.com.pl umożliwiający korzystanie z usług, o których mowa w punkcie 4.
Operatorze – rozumie się przez to firmę Rybczak i Wspólnicy spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, KRS: 0000361541, NIP: 642-318-72-10, ul. Przyjemna 4, 44-264 Jankowice.
Użytkowniku – rozumie się przez to korzystającą z Serwisu osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną niemającą osobowości prawnej, prowadzącą salon fryzjerski, kosmetyczny lub beauty, utworzoną zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Kliencie Salonu – rozumie się przez to osobę fizyczną będącą klientem salonu Użytkownika, której dane osobowe są przetwarzane za pośrednictwem Serwisu.
Umowie – rozumie się przez to umowę o świadczenie poprzez Serwis usług wymienionych w pkt. 4, zawartą między Operatorem a Użytkownikiem po dokonaniu przez Użytkownika pierwszej opłaty za korzystanie z Serwisu.
Umowie Powierzenia – rozumie się przez to umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych zawieraną pomiędzy Operatorem (jako podmiotem przetwarzającym) a Użytkownikiem (jako administratorem danych) na podstawie art. 28 RODO.
Cenniku – rozumie się przez to publikowaną na stronie głównej Serwisu informację, w której Operator określił warunki i wysokość odpłatności za usługi Serwisu; zmiana Cennika nie oznacza zmiany Regulaminu.
Dniu doręczenia – rozumie się przez to dzień wysłania oświadczenia pocztą elektroniczną lub 7. (siódmy) dzień od dnia wysłania oświadczenia pisemnego; jeżeli dzień ten jest dniem ustawowo wolnym od pracy, za dzień doręczenia przyjmuje się pierwszy dzień powszedni, który po nim następuje.
Dostępie – rozumie się przez to otwarcie przez Operatora dostępu do Aplikacji na kolejny miesiąc rozliczeniowy.
Panelu Klienta – rozumie się przez to część Serwisu dostępną po zalogowaniu, służącą do zarządzania kontem i rozliczeń z Serwisem.
Asystentem AI – rozumie się przez to wbudowany w Serwis moduł sztucznej inteligencji oparty na zewnętrznych modelach językowych, umożliwiający interakcję w języku naturalnym i automatyzację wybranych funkcji Serwisu.
Dostawcą AI – rozumie się przez to zewnętrznego dostawcę modelu językowego wykorzystywanego przez Asystenta AI, w szczególności Anthropic PBC (model Claude) i OpenAI LLC (model GPT).
3.1 Wyłączne prawa autorskie do Serwisu gabinetonline.com.pl należą do Rybczak i Wspólnicy spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Jankowicach. Prawa autorskie podlegają ochronie Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych z dnia 4 lutego 1994 r. (Dz. U. z 1994 r. nr 24, poz. 83 ze zm.).
3.2 Użytkownik nie jest uprawniony do kopiowania, modyfikowania, rozpowszechniania ani wykorzystywania w jakikolwiek sposób elementów Serwisu bez uprzedniej pisemnej zgody Operatora.
3.3 Dane i treści wprowadzane przez Użytkownika do Serwisu pozostają własnością Użytkownika. Operator nie nabywa żadnych praw do tych danych poza uprawnieniami niezbędnymi do świadczenia usług objętych Umową.
Na mocy Umowy Operator, za pomocą Serwisu, zobowiązuje się świadczyć na rzecz Użytkownika następujące usługi:
4.1 Usługi związane z przechowywaniem i przetwarzaniem dokumentów i danych Użytkownika związanych z prowadzoną działalnością, a w szczególności:
4.2 Informowania klientów Użytkownika o stanie wykonania usługi (powiadomienia SMS i e-mail).
4.3 Generowania raportów finansowych, statystyk i analiz dotyczących działalności salonu.
4.4 Udostępniania Asystenta AI zgodnie z warunkami określonymi w pkt. 5 niniejszego Regulaminu.
4.5 Zakres świadczonych usług jest uzależniony od zawarcia Umowy oraz zakupionego planu abonamentowego.
4.6 Okres próbny: Nowo zarejestrowany Użytkownik otrzymuje bezpłatny dostęp do Serwisu przez okres 14 dni (lub 30 dni z kodem promocyjnym) z pełną funkcjonalnością wybranego planu. Po upływie okresu próbnego wymagane jest dokonanie opłaty zgodnie z Cennikiem.
4.7 Operator zastrzega możliwość zmiany funkcjonalności Serwisu, rozbudowując go o nowe funkcje i udogodnienia, jak również modyfikacji istniejącej funkcjonalności, z zachowaniem postanowień pkt. 12.
5.1 Asystent AI umożliwia Użytkownikowi interakcję w języku naturalnym z danymi zgromadzonymi w Serwisie, automatyzację wybranych czynności oraz otrzymywanie analiz i rekomendacji dotyczących prowadzonego salonu.
5.2 W celu świadczenia usługi Asystenta AI Operator przekazuje treści rozmów oraz niezbędny kontekst (w tym dane klientów salonu w zakresie wymaganym do udzielenia odpowiedzi) do zewnętrznych Dostawców AI – Anthropic PBC i OpenAI LLC – będących podprocesorami w rozumieniu art. 28 ust. 4 RODO.
5.3 Użytkownik, korzystając z Asystenta AI, akceptuje, że treści rozmów i powiązane dane mogą być przekazywane do Stanów Zjednoczonych na podstawie Standardowych Klauzul Umownych (SCCs) zgodnych z art. 46 RODO. Szczegóły dotyczące transferu danych opisuje Polityka Prywatności.
5.4 Operator zobowiązuje się do:
5.5 Użytkownik jest zobowiązany do:
5.6 Odpowiedzi generowane przez Asystenta AI mają charakter informacyjny i pomocniczy. Operator nie ponosi odpowiedzialności za decyzje biznesowe podjęte przez Użytkownika wyłącznie na podstawie sugestii Asystenta AI.
5.7 Operator zastrzega prawo do doskonalenia algorytmów i modeli Asystenta AI z wykorzystaniem zanonimizowanych i zagregowanych danych o sposobie korzystania z Serwisu, z wykluczeniem danych osobowych możliwych do przypisania konkretnym osobom.
5.8 Korzystanie z Asystenta AI jest dobrowolne i nie jest wymagane do korzystania z pozostałych funkcji Serwisu.
6.1 Operator świadczy usługi poprzez Serwis za pomocą sieci Internet.
6.2 Użytkownik może korzystać z Serwisu za pomocą dowolnego urządzenia z dostępem do Internetu, spełniającego następujące wymagania techniczne:
6.2.1 Korzystanie z innych przeglądarek jest możliwe, ale może nie gwarantować poprawnego działania wszystkich funkcji Serwisu.
6.3 Użytkownik, rozpoczynając pracę w Serwisie, musi się zarejestrować zgodnie z poleceniami Serwisu.
6.4 Aby Serwis mógł funkcjonować prawidłowo, Użytkownik powinien wprowadzić dane zgodne ze stanem faktycznym i prawnym.
6.4.1 Podczas rejestracji Użytkownik podaje: imię i nazwisko, nazwę firmy, adres siedziby, NIP, adres e-mail. Użytkownik jest obowiązany do niezwłocznego aktualizowania tych danych w przypadku ich zmiany.
6.5 Podczas rejestracji Użytkownik tworzy hasło. Hasło musi zawierać co najmniej 8 znaków, w tym co najmniej jedną wielką literę i jedną cyfrę lub znak specjalny. W przypadku zapomnienia hasła dostępna jest funkcja „Odzyskaj hasło".
6.6 Użytkownik jest odpowiedzialny za poufność hasła i wszelkie działania podejmowane przy użyciu jego konta. W przypadku nieautoryzowanego dostępu do konta Użytkownik zobowiązany jest niezwłocznie powiadomić Operatora.
6.7 Użytkownik ma do dyspozycji system zgłoszeń (ticket), w którym może całodobowo zgłaszać pytania i usterki:
7.1 Za dzień rejestracji uznaje się dzień, w którym Użytkownik zgodnie ze wskazówkami umieszczonymi w Serwisie zakończy proces rejestracji i uzyska dostęp do Serwisu.
7.2 Od dnia rejestracji Użytkownik otrzymuje bezpłatny dostęp próbny do Serwisu zgodnie z pkt. 4.6.
7.3 Dokonanie pierwszej płatności jest równoznaczne z zawarciem Umowy o świadczenie usług oraz akceptacją Regulaminu i Polityki Prywatności w brzmieniu aktualnym na dzień płatności.
7.4 Użytkownik może korzystać z Serwisu w systemie miesięcznym (Pre-paid) lub w wariantach 6- i 12-miesięcznych:
7.4.1 Wariant 6-miesięczny: Użytkownik otrzymuje 1 miesiąc bezpłatny oraz dodatkowy pakiet 250 wiadomości SMS.
7.4.2 Wariant 12-miesięczny: Użytkownik otrzymuje 2 miesiące bezpłatne oraz dodatkowy pakiet 500 wiadomości SMS.
7.4.3 W wariantach 6- lub 12-miesięcznych Operator przesyła Umowę w ciągu 7 dni od dokonania opłaty.
7.5 Umowa może być rozwiązana w następujących przypadkach:
7.6 Użytkownik może rozwiązać Umowę w każdym czasie bez podania przyczyn, z zachowaniem okresu wypowiedzenia równego bieżącemu cyklowi rozliczeniowemu. Opłaty uiszczone za niewykorzystany okres nie podlegają zwrotowi, chyba że rozwiązanie następuje z winy Operatora.
7.7 Operator zastrzega sobie prawo do wypowiedzenia Umowy ze skutkiem natychmiastowym, jeżeli Użytkownik:
7.8 Po rozwiązaniu Umowy dane Użytkownika i Klientów Salonu są przechowywane zgodnie z pkt. 9.8 i 10.
8.1 Korzystanie z pełnego zakresu usług Serwisu jest odpłatne na zasadach określonych w Cenniku dostępnym na stronie gabinetonline.com.pl.
8.2 Opłatę należy uiszczać z góry na podstawie faktury pro-forma przelewem na wskazany rachunek bankowy lub za pomocą dostępnych metod płatności elektronicznej.
8.3 Operator wystawia fakturę VAT w ciągu 7 dni od zaksięgowania wpłaty i udostępnia ją w Panelu Klienta.
8.4 W przypadku nieopłacenia faktury pro-forma w terminie Operator może:
8.5 Za datę końca użytkowania systemu, jeśli Użytkownik nie zgłosił rezygnacji, przyjmuje się datę ostatniego logowania do systemu po terminie płatności. Operator ma prawo wystawić fakturę VAT i dochodzić zapłaty za faktyczny okres korzystania z Serwisu.
8.6 Operator zastrzega sobie prawo do zmiany Cennika z zachowaniem co najmniej 30-dniowego okresu powiadomienia. Zmiana Cennika nie stanowi zmiany Regulaminu.
9.1 Dane Użytkownika oraz dane Klientów Salonu wprowadzone do Serwisu stanowią własność odpowiednio Użytkownika i administratora tych danych (salonu). Operator nie nabywa do nich żadnych praw poza uprawnieniami niezbędnymi do świadczenia usług.
9.2 Operator przetwarza dane osobowe Użytkowników i Klientów Salonu wyłącznie w celu prawidłowego funkcjonowania Serwisu i świadczenia umówionych usług, w szczególności: obsługi wizyt, rozliczeń, komunikacji SMS/e-mail, generowania raportów oraz świadczenia usługi Asystenta AI.
9.3 Operator stosuje następujące środki ochrony danych:
9.3.1 Szyfrowanie transmisji danych przy użyciu protokołu TLS (SSL) – dane przesyłane pomiędzy urządzeniem Użytkownika a serwerem są szyfrowane i praktycznie nie mogą być przechwycone przez osoby trzecie.
9.3.2 Kontrola dostępu – dostęp do danych posiadają wyłącznie uprawnieni pracownicy Operatora, w niezbędnym zakresie, na podstawie zasady minimalnych uprawnień.
9.3.3 Regularne kopie zapasowe – dane Użytkownika są regularnie archiwizowane w celu zapobieżenia ich utracie w razie awarii.
9.3.4 Monitoring i audyt – systemy Operatora są monitorowane pod kątem nieautoryzowanego dostępu i incydentów bezpieczeństwa.
9.3.5 Bezpieczeństwo fizyczne – infrastruktura serwerowa jest zabezpieczona przed nieautoryzowanym dostępem fizycznym, pożarem i innymi zagrożeniami.
9.4 Operator nie odpowiada za treść danych wprowadzanych przez Użytkownika do Serwisu.
9.5 Użytkownik ma prawo wglądu do swoich danych osobowych i danych swojej firmy oraz ich modyfikowania w każdej chwili za pośrednictwem Panelu Klienta.
9.6 Operator zobowiązuje się nie przekazywać danych Użytkownika ani Klientów Salonu osobom trzecim, z wyjątkiem:
9.7 Szczegółowe zasady przetwarzania danych osobowych, w tym prawa osób, których dane dotyczą, określa Polityka Prywatności dostępna pod adresem gabinetonline.com.pl/polityka-prywatnosci.html.
9.8 Po rozwiązaniu Umowy dane Użytkownika są przechowywane przez okres 5 lat kalendarzowych liczonych od pierwszego dnia roku następującego po dacie rozwiązania umowy, a następnie usuwane, chyba że obowiązujące przepisy prawa wymagają dłuższego okresu przechowywania.
9.9 W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych Operator niezwłocznie podejmuje działania zgodnie z art. 33–34 RODO i informuje Użytkownika o zaistniałym incydencie bez zbędnej zwłoki.
10.1 W zakresie, w jakim Użytkownik wprowadza do Serwisu dane osobowe Klientów Salonu, Operator pełni rolę podmiotu przetwarzającego (procesora) w rozumieniu art. 28 RODO, a Użytkownik pełni rolę administratora danych.
10.2 Podstawą powierzenia przetwarzania danych jest Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych zawierana pomiędzy Operatorem a Użytkownikiem. Umowa Powierzenia stanowi załącznik do Umowy o świadczenie usług i jest udostępniana Użytkownikowi w Panelu Klienta.
10.3 Operator przetwarza dane osobowe Klientów Salonu wyłącznie:
10.4 Użytkownik jako administrator danych jest odpowiedzialny za:
10.5 Operator zobowiązuje się do korzystania z usług podprocesorów wyłącznie po ich uprzednim zatwierdzeniu lub po uzyskaniu ogólnej zgody Użytkownika. Lista aktualnych podprocesorów jest dostępna w Polityce Prywatności. O planowanym dodaniu nowego podprocesora Operator informuje Użytkownika z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem, dając możliwość wyrażenia sprzeciwu.
10.6 Po zakończeniu Umowy Operator, na żądanie Użytkownika, zwróci lub usunie dane osobowe Klientów Salonu w terminie 30 dni, chyba że przepisy prawa nakładają obowiązek ich dalszego przechowywania.
11.1 Operator podejmuje wszelkie starania, aby zapewnić prawidłowe funkcjonowanie Serwisu pod względem technicznym i prawnym.
11.2 Operator nie ponosi odpowiedzialności za:
11.3 Odpowiedzialność Operatora z tytułu Umowy ograniczona jest do wysokości opłat uiszczonych przez Użytkownika w ciągu ostatnich 3 miesięcy poprzedzających zdarzenie powodujące szkodę, chyba że szkoda wynikła z umyślnego działania Operatora.
11.4 Operator dąży do zapewnienia dostępności Serwisu na poziomie co najmniej 99% czasu w skali miesiąca, z wyłączeniem planowanych przerw konserwacyjnych, o których Użytkownicy są informowani z co najmniej 24-godzinnym wyprzedzeniem.
11.5 Reklamacje związane z użytkowaniem Serwisu można zgłaszać:
11.6 Operator rozpatruje reklamacje w terminie 14 dni roboczych od ich otrzymania i informuje Użytkownika o podjętej decyzji drogą elektroniczną lub pisemną.
12.1 Operator zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu.
12.2 Zmiana Regulaminu może nastąpić w szczególności w przypadku:
12.3 O zamiarze zmiany Regulaminu Operator zawiadamia Użytkownika:
12.4 Zmiana Regulaminu wchodzi w życie po upływie 21 dni od dnia powiadomienia, o którym mowa w pkt. 12.3. Jeżeli Operator otrzyma od Użytkownika oświadczenie o nieprzyjęciu warunków nowego Regulaminu przed upływem tego terminu, Umowa zostaje rozwiązana z dniem wejścia w życie nowego Regulaminu, a Użytkownikowi przysługuje zwrot opłaty za niewykorzystany okres abonamentowy.
12.5 Kontynuowanie korzystania z Serwisu po wejściu w życie nowego Regulaminu jest równoznaczne z jego akceptacją.
13.1 Regulamin podlega prawu polskiemu.
13.2 W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego, ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, RODO oraz innych obowiązujących przepisów prawa polskiego.
13.3 Wszelkie spory wynikające z Umowy strony będą starały się rozwiązać polubownie. W przypadku braku porozumienia spory będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Operatora.
13.4 Jeśli jakiekolwiek postanowienie Regulaminu okaże się nieważne lub bezskuteczne, pozostałe postanowienia zachowują swoją moc wiążącą.
13.5 Regulamin dostępny jest na stronie gabinetonline.com.pl/regulamin.html w wersji umożliwiającej jego pobranie i wydrukowanie.