🔒 Zásady ochrany súkromia a uchovávania súborov cookie

I Všeobecné ustanovenia

1. Tieto Zásady ochrany súkromia Aplikácie GabinetOnline (ďalej: „Aplikácia" alebo „Platforma") majú informačný charakter a určujú zásady spracovania osobných údajov Prevádzkovateľom.
2. Prevádzkovateľom osobných údajov spracúvaných v súvislosti s používaním webovej stránky Aplikácie je Rybczak i Wspólnicy Sp. z o.o. so sídlom v Jankowiciach (44-264), ul. Przyjemna 4, zapísaná v registri podnikateľov vedenom Okresným súdom v Gliwiciach, X. hospodárske oddelenie Národného súdneho registra pod číslom KRS 0000361541, NIP 642-318-72-10, Regon 243640719, základné imanie: 17 500,00 PLN, e-mailová adresa: biuro@gabinetonline.com.pl, ďalej len „Prevádzkovateľ".
3. GabinetOnline je platforma SaaS (softvér ako služba) určená pre kaderníctva, kozmetické a beauty salóny (ďalej: „Klienti Platformy"). V rozsahu osobných údajov koncových klientov salónov plní Prevádzkovateľ úlohu sprostredkovateľa – podrobnosti v sekcii IV.
4. Osobné údaje sú spracúvané v súlade s Nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 (GDPR), príslušným zákonom o ochrane osobných údajov a inými platnými právnymi predpismi.
5. Prevádzkovateľ spracúva údaje v súlade so zásadami minimalizácie, obmedzenia účelu, obmedzenia uchovávania, integrity a dôvernosti.
6. Vo veciach týkajúcich sa ochrany osobných údajov je možné kontaktovať nás na adrese: biuro@gabinetonline.com.pl.

II Status návštevníka a druh údajov

1. Návštevníkom je každá osoba prezerajúca webové stránky Aplikácie na adrese gabinetonline.com.pl.
2. Počas prezerania webových stránok Aplikácie sa automaticky zhromažďujú údaje týkajúce sa Návštevníka, najmä: IP adresa, názov domény, typ prehliadača, typ operačného systému. Tieto údaje môžu byť zhromažďované prostredníctvom súborov cookie.
3. Prevádzkovateľ spracúva anonymizované prevádzkové údaje na štatistické a administratívne účely. Tieto údaje majú súhrnný a anonymný charakter, t. j. neobsahujú znaky identifikujúce osoby.
4. Používateľom je osoba, ktorá má konto v Aplikácii (majiteľ alebo zamestnanec salónu). Údaje spracúvané v rámci konta zahŕňajú: meno a priezvisko, e-mailovú adresu, telefónne číslo, názov firmy, fakturačné údaje.

III Účel a právne základy spracovania údajov

Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje Návštevníkov a Používateľov na nasledujúce účely:

1. Uzavretie a plnenie zmluvy o poskytovaní služieb, vrátane umožnenia používania Platformy (čl. 6 ods. 1 písm. b GDPR).
2. Správa používateľského konta a kontakt vo veciach týkajúcich sa služby (čl. 6 ods. 1 písm. b GDPR).
3. Vystavovanie faktúr a vyúčtovaní (čl. 6 ods. 1 písm. c GDPR – zákonná povinnosť).
4. Archivácia a zabezpečenie informácií pre prípad právnej potreby preukázania skutočností (čl. 6 ods. 1 písm. f GDPR – oprávnený záujem).
5. Určenie, uplatnenie alebo obhajoba pred nárokmi (čl. 6 ods. 1 písm. f GDPR).
6. Skúmanie spokojnosti Klientov a zlepšovanie kvality služieb (čl. 6 ods. 1 písm. f GDPR).
7. Zasielanie obchodných a marketingových informácií – výlučne na základe samostatného súhlasu (čl. 6 ods. 1 písm. a GDPR).

IV GabinetOnline ako sprostredkovateľ údajov salónov

1. V rozsahu osobných údajov koncových klientov salónov (osôb objednaných na termíny, uchovávaných v databáze klientov salónu) plní GabinetOnline úlohu sprostredkovateľa (procesora) v zmysle čl. 28 GDPR. Prevádzkovateľom týchto údajov zostáva salón (Klient Platformy).
2. Spracovanie prebieha výlučne na zdokumentovaný pokyn Klienta Platformy, na účely poskytovania funkcií Aplikácie (správa kalendára, klientov, služieb, komunikácie SMS/e-mail, reportov).
3. Základom spracovania je zmluva o poverení spracovaním osobných údajov uzatváraná medzi GabinetOnline a každým Klientom Platformy. Zmluva upravuje okrem iného rozsah, účel a dobu spracovania údajov, ako aj záväzky v oblasti bezpečnosti.
4. GabinetOnline nespracúva údaje klientov salónov na vlastné marketingové účely ani ich neposkytuje tretím stranám okrem prípadov uvedených v týchto Zásadách.
5. Salón ako prevádzkovateľ údajov je povinný mať primeraný právny základ na spracovanie údajov svojich klientov a splniť voči nim informačnú povinnosť podľa čl. 13–14 GDPR.

V AI asistent – spracovanie údajov

1. Čo sa odosiela do AI modelu: Obsah, ktorý používateľ zadáva v okne chatu AI asistenta, môže obsahovať osobné údaje (napr. mená klientov, telefónne čísla, informácie o termínoch). Tieto údaje sú odovzdávané externému poskytovateľovi jazykového modelu výlučne na účely vygenerovania odpovede asistenta.
2. Poskytovateľ AI modelu: Aplikácia využíva API spoločností Anthropic PBC (Claude) a OpenAI (GPT). Údaje sú spracúvané týmito poskytovateľmi ako sub-sprostredkovateľmi na základe uzatvorených zmlúv (DPA). Podrobnosti v sekcii VIII a IX.
3. Minimalizácia údajov: AI modelu sa odovzdávajú výlučne informácie nevyhnutné na poskytnutie odpovede. Systém neodosiela heslá, platobné údaje ani osobitné kategórie údajov (čl. 9 GDPR).
4. História konverzácií: Obsah konverzácií s AI asistentom je ukladaný v databáze Platformy na serveri v Poľsku a môže byť analyzovaný interným systémom dohľadu (AI Supervisor) na účely zlepšenia kvality odpovedí asistenta. Prístup k histórii majú výlučne oprávnení zamestnanci Prevádzkovateľa.
5. Právny základ: Spracovanie údajov v rámci AI asistenta prebieha na základe čl. 6 ods. 1 písm. b GDPR (plnenie zmluvy) a čl. 6 ods. 1 písm. f GDPR (oprávnený záujem spočívajúci v zdokonaľovaní služby).
6. Ako vypnúť: Používanie AI asistenta je dobrovoľné. Používateľ nemusí používať okno chatu asistenta – nemá to vplyv na prístup k ostatným funkciám Aplikácie.

VI Integrácia s Google Calendar

1. Aké údaje sa odovzdávajú: Po prepojení kalendára sa na účely synchronizácie pracovného rozvrhu do služby Google Calendar odovzdávajú informácie o termínoch obsluhovaných daným zamestnancom: dátum, čas začiatku a trvanie termínu a názov služby. Voliteľne – výlučne ak majiteľ salónu zapol túto možnosť v nastaveniach (predvolene vypnutú) – sa odovzdáva aj meno a priezvisko klienta.
2. Čo neodovzdávame: Spoločnosti Google sa neodovzdávajú telefónne čísla, e-mailové adresy, platobné údaje ani iné údaje klientov okrem vyššie uvedených.
3. Rozsah prístupu: Aplikácia využíva oprávnenie Google calendar.events, ktoré umožňuje výlučne vytváranie, aktualizáciu a mazanie udalostí zodpovedajúcich termínom v kalendári prepojeného používateľa. Aplikácia nečíta iné udalosti z kalendára používateľa ani nespravuje zoznamy kalendárov.
4. Právny základ: Spracovanie v rámci integrácie prebieha na základe súhlasu zamestnanca (čl. 6 ods. 1 písm. a GDPR) vyjadreného pri prepojení kalendára a na účely plnenia zmluvy o poskytovaní služieb (čl. 6 ods. 1 písm. b GDPR).
5. Odovzdávanie mimo EHP: Prevádzkovateľom služby Google Calendar je Google Ireland Ltd. a údaje môžu byť spracúvané aj spoločnosťou Google LLC na serveroch v Spojených štátoch, mimo Európskeho hospodárskeho priestoru – podrobnosti v sekciách IX a X.
6. Súhlas a jeho odvolanie: Prepojenie kalendára vyžaduje vedomý súhlas zamestnanca, ktorý sa ukladá spolu s dátumom a IP adresou. Používateľ môže kedykoľvek odpojiť kalendár v nastaveniach svojho profilu – od tohto momentu sa nové termíny už neodosielajú do Google. Skôr vytvorené udalosti zostávajú v Google kalendári používateľa a môže ich manuálne vymazať.
7. Súlad s pravidlami Google: Využívanie informácií získaných z rozhraní Google API prebieha v súlade s Google API Services User Data Policy, vrátane požiadaviek Limited Use. Údaje získané z Google Calendar sa využívajú výlučne na účely poskytovania opísanej funkcie synchronizácie termínov a nie sú využívané na iné účely.
8. Ako vypnúť: Používanie integrácie je dobrovoľné. Zamestnanec nemusí kalendár vôbec prepojiť – nemá to vplyv na prístup k ostatným funkciám Aplikácie.

VII Dobrovoľnosť poskytnutia údajov

1. Poskytnutie údajov je dobrovoľné, môže však byť nevyhnutné na uzavretie zmluvy a používanie Platformy (napr. e-mailová adresa na založenie konta).
2. Neposkytnutie údajov potrebných na registráciu znemožní používanie Aplikácie.
3. Poskytnutie údajov na účely zasielania obchodných informácií je úplne dobrovoľné a možno ho kedykoľvek odvolať.

VIII Odovzdávanie osobných údajov

1. Prevádzkovateľ môže odovzdávať osobné údaje nasledujúcim kategóriám subjektov:
   • poskytovateľom IT infraštruktúry (hosting, servery) nachádzajúcim sa na území Poľska alebo EHP,
   • poskytovateľom platobných služieb a SMS operátorom – v rozsahu nevyhnutnom na realizáciu týchto služieb,
   • subjektom poskytujúcim právne, účtovné a daňové služby,
   • poskytovateľom AI modelov (Anthropic, OpenAI) – výlučne v rozsahu obsahu konverzácií s AI asistentom, na základe uzatvorených DPA.
2. Údaje sa nepredávajú ani neposkytujú tretím stranám na marketingové účely bez súhlasu dotknutej osoby.

IX Sub-sprostredkovatelia a tretie strany

GabinetOnline využíva služby nasledujúcich sub-sprostredkovateľov, ktorým môže poveriť spracovaním osobné údaje:

Prevádzkovateľ zaväzuje sub-sprostredkovateľov spracúvať údaje výlučne podľa pokynov a na potreby poskytovania určenej služby, so zachovaním primeraných bezpečnostných opatrení.

X Odovzdávanie údajov mimo Európskeho hospodárskeho priestoru

1. V súvislosti s využívaním služieb Anthropic PBC a OpenAI LLC môžu byť obsahy konverzácií s AI asistentom odovzdávané do Spojených štátov.
2. Odovzdávanie údajov do USA prebieha na základe Štandardných zmluvných doložiek (SCC) prijatých Európskou komisiou, ktoré predstavujú primerané zabezpečenie v zmysle čl. 46 GDPR.
3. Zmluvy DPA (Data Processing Addendum) uzatvorené s Anthropic a OpenAI upravujú rozsah, účel a podmienky spracovania údajov a zaväzujú poskytovateľov k ich vymazaniu po skončení zmluvy.
4. V prípade využitia voliteľnej integrácie s Google Calendar (sekcia VI) môžu byť údaje termínov odovzdávané spoločnosti Google LLC v Spojených štátoch. Základom prenosu je účasť Google LLC v programe EU-U.S. Data Privacy Framework, ktorý Európska komisia uznala za zabezpečujúci primeranú úroveň ochrany údajov v zmysle čl. 45 GDPR.
5. Používateľ má právo získať kópiu použitých zabezpečení – v tomto prípade nás prosím kontaktujte na adrese biuro@gabinetonline.com.pl.

XI Doba uchovávania údajov

XII Práva dotknutej osoby

1. Každej osobe, ktorej údaje Prevádzkovateľ spracúva, prislúchajú nasledujúce práva:
   • Právo na prístup – získanie informácií o spracúvaných údajoch a ich kópie (čl. 15 GDPR).
   • Právo na opravu – žiadosť o opravu nesprávnych alebo doplnenie neúplných údajov (čl. 16 GDPR).
   • Právo na vymazanie – žiadosť o vymazanie údajov („právo na zabudnutie"), ak neexistuje právny základ na ich ďalšie spracovanie (čl. 17 GDPR).
   • Právo na obmedzenie spracovania – žiadosť o pozastavenie spracovania v určených prípadoch (čl. 18 GDPR).
   • Právo na prenosnosť údajov – získanie údajov vo formáte vhodnom na strojové čítanie (čl. 20 GDPR).
   • Právo namietať – námietka proti spracovaniu na základe oprávneného záujmu (čl. 21 GDPR).
   • Právo odvolať súhlas – kedykoľvek, bez vplyvu na zákonnosť spracovania pred jeho odvolaním (čl. 7 ods. 3 GDPR).
   • Právo podať sťažnosť – podanie sťažnosti dozornému orgánu pre ochranu osobných údajov (v Poľsku: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl; na Slovensku: Úrad na ochranu osobných údajov SR, dataprotection.gov.sk).
2. Na uplatnenie vyššie uvedených práv je potrebné kontaktovať Prevádzkovateľa: písomne na adresu sídla alebo e-mailom na adresu biuro@gabinetonline.com.pl.
3. Prevádzkovateľ vybavuje žiadosti bez zbytočného odkladu, najneskôr do 30 dní. Vo výnimočných prípadoch môže byť lehota predĺžená o ďalších 60 dní, o čom Prevádzkovateľ informuje žiadateľa.
4. Klienti salónov (osoby, ktoré sú klientmi salónu využívajúceho GabinetOnline) by mali svoje žiadosti smerovať v prvom rade priamo salónu ako prevádzkovateľovi ich údajov. GabinetOnline ako sprostredkovateľ takúto žiadosť bezodkladne odovzdá príslušnému salónu.

XIII Zásady používania cookies

1. Súbory cookie sú informačné údaje, najmä textové súbory, uchovávané v koncovom zariadení Návštevníka a určené na používanie webových stránok Aplikácie.
2. Súbory cookie zvyčajne obsahujú názov webovej stránky, z ktorej pochádzajú, čas uchovávania v koncovom zariadení a unikátne číslo. Sú pre zariadenie bezpečné a nemajú škodlivý vplyv.
3. Vyjadrenie súhlasu s ukladaním súborov cookie je dobrovoľné. Jeho absencia môže obmedziť prístup k niektorým funkciám Aplikácie.
4. Prevádzkovateľ používa súbory cookie na nasledujúce účely:
   • udržanie relácie prihláseného používateľa (nevyhnutné cookies),
   • zapamätanie preferencií používateľa (funkčné cookies),
   • zhromažďovanie anonymných štatistických údajov o spôsobe používania Aplikácie (analytické cookies),
   • zaistenie bezpečnosti a autentifikácie.
5. Návštevník môže určiť podmienky používania súborov cookie prostredníctvom nastavení vlastného internetového prehliadača alebo panela správy súhlasov dostupného na stránke Aplikácie.
6. Obmedzenie alebo vypnutie súborov cookie môže ovplyvniť fungovanie niektorých funkcií Aplikácie, najmä znemožniť prihlásenie.

XIV Používané súbory cookie

V rámci Aplikácie sa používajú dva základné druhy súborov cookie: relačné (dočasné, mazané po zatvorení prehliadača) a trvalé (uchovávané po určitý čas alebo do vymazania používateľom).

Podrobné informácie o správe súborov cookie v populárnych prehliadačoch:

• Mozilla Firefox: support.mozilla.org
• Google Chrome: support.google.com
• Microsoft Edge: support.microsoft.com
• Opera: opera.com
• Safari: support.apple.com

XV Bezpečnosť údajov

1. Prevádzkovateľ používa primerané technické a organizačné opatrenia zabezpečujúce ochranu spracúvaných osobných údajov pred neoprávneným prístupom, stratou, zničením alebo prezradením, najmä:
   • šifrovanie spojení pomocou protokolu SSL/TLS (SSL certifikát),
   • šifrovanie údajov v databáze,
   • kontrola prístupu a autentifikácia používateľov,
   • pravidelné vytváranie záloh údajov,
   • monitorovanie a audit systémových logov,
   • prístupové politiky založené na zásade minimálnych oprávnení.
2. Všetky zmeny v kóde Aplikácie, ktoré by mohli ovplyvniť spracovanie údajov, podliehajú internému procesu overenia a schválenia pred nasadením do produkčného prostredia.
3. V prípade porušenia ochrany osobných údajov Prevádzkovateľ bezodkladne prijme opatrenia v súlade s čl. 33–34 GDPR, vrátane prípadného oznámenia dozornému orgánu a dotknutým osobám.

XVI Záverečné ustanovenia

1. Tieto Zásady ochrany súkromia sa riadia poľským hmotným a procesným právom.
2. Prevádzkovateľ si vyhradzuje právo vykonávať zmeny v týchto Zásadách ochrany súkromia. O podstatných zmenách budú Používatelia informovaní aspoň 14 dní vopred e-mailom alebo oznámením v Aplikácii.
3. Dátum poslednej aktualizácie týchto Zásad: máj 2026.
4. Vo všetkých veciach týkajúcich sa ochrany osobných údajov nás prosím kontaktujte: biuro@gabinetonline.com.pl.