1.1 Les présentes CGU définissent les conditions de fourniture des services via le service gabinetonline.com.pl et font partie intégrante du contrat de prestation de services, dont elles régissent les dispositions dans le détail.
1.2 Les CGU sont mises gratuitement à la disposition des Utilisateurs via le site web, sous une forme permettant leur téléchargement, leur enregistrement et leur impression.
1.3 L'Utilisateur est tenu de prendre connaissance du contenu des CGU avant de commencer à utiliser le Service. Le fait de commencer à utiliser le Service équivaut à l'acceptation pleine et entière des conditions des CGU.
1.4 L'Utilisateur est tenu de respecter les dispositions des CGU dès l'Inscription.
1.5 GabinetOnline est une plateforme SaaS (logiciel en tant que service) destinée aux salons de coiffure, d'esthétique et de beauté. L'Opérateur traite les données personnelles des clients des salons en qualité de sous-traitant (processeur), sur la base d'un Contrat de sous-traitance des données personnelles distinct conclu avec chaque Utilisateur.
Chaque fois qu'il est fait référence dans les CGU à :
CGU – il faut entendre les présentes Conditions générales d'utilisation, qui constituent une annexe au contrat de prestation de services via le Service.
Service – il faut entendre le service internet gabinetonline.com.pl permettant l'utilisation des services visés au point 4.
Opérateur – il faut entendre la société Rybczak i Wspólnicy spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, KRS : 0000361541, NIP : 642-318-72-10, ul. Przyjemna 4, 44-264 Jankowice.
Utilisateur – il faut entendre la personne physique, la personne morale ou l'entité organisationnelle sans personnalité juridique qui utilise le Service, exploite un salon de coiffure, d'esthétique ou de beauté et a été constituée conformément aux dispositions en vigueur.
Client du Salon – il faut entendre la personne physique cliente du salon de l'Utilisateur, dont les données personnelles sont traitées via le Service.
Contrat – il faut entendre le contrat de prestation, via le Service, des services énumérés au point 4, conclu entre l'Opérateur et l'Utilisateur après le premier paiement de l'Utilisateur pour l'utilisation du Service.
Contrat de sous-traitance – il faut entendre le contrat de sous-traitance des données personnelles conclu entre l'Opérateur (en qualité de sous-traitant) et l'Utilisateur (en qualité de responsable du traitement) sur la base de l'art. 28 du RGPD.
Grille tarifaire – il faut entendre l'information publiée sur la page d'accueil du Service, dans laquelle l'Opérateur a défini les conditions et le montant de la tarification des services du Service ; une modification de la Grille tarifaire ne constitue pas une modification des CGU.
Jour de remise – il faut entendre le jour de l'envoi d'une déclaration par courrier électronique ou le 7e (septième) jour à compter de l'envoi d'une déclaration écrite ; si ce jour est un jour férié légal, le jour de remise est le premier jour ouvré suivant.
Accès – il faut entendre l'ouverture par l'Opérateur de l'accès à l'Application pour le mois de facturation suivant.
Espace Client – il faut entendre la partie du Service accessible après connexion, destinée à la gestion du compte et à la facturation avec le Service.
Assistant IA – il faut entendre le module d'intelligence artificielle intégré au Service, fondé sur des modèles de langage externes, permettant l'interaction en langage naturel et l'automatisation de certaines fonctions du Service.
Fournisseur d'IA – il faut entendre le fournisseur externe du modèle de langage utilisé par l'Assistant IA, en particulier Anthropic PBC (modèle Claude) et OpenAI LLC (modèle GPT).
3.1 Les droits d'auteur exclusifs sur le Service gabinetonline.com.pl appartiennent à Rybczak i Wspólnicy spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, dont le siège est à Jankowice. Les droits d'auteur sont protégés par la loi polonaise sur le droit d'auteur et les droits voisins du 4 février 1994 (Dz. U. de 1994 nº 24, pos. 83, telle que modifiée).
3.2 L'Utilisateur n'est pas autorisé à copier, modifier, diffuser ou utiliser de quelque manière que ce soit des éléments du Service sans l'accord écrit préalable de l'Opérateur.
3.3 Les données et contenus saisis par l'Utilisateur dans le Service restent la propriété de l'Utilisateur. L'Opérateur n'acquiert aucun droit sur ces données au-delà des prérogatives nécessaires à la fourniture des services faisant l'objet du Contrat.
En vertu du Contrat, l'Opérateur s'engage à fournir à l'Utilisateur, au moyen du Service, les services suivants :
4.1 Services liés au stockage et au traitement des documents et données de l'Utilisateur dans le cadre de son activité, en particulier :
4.2 Information des clients de l'Utilisateur sur l'état d'avancement de la prestation (notifications SMS et e-mail).
4.3 Génération de rapports financiers, de statistiques et d'analyses relatifs à l'activité du salon.
4.4 Mise à disposition de l'Assistant IA selon les conditions définies au point 5 des présentes CGU.
4.5 L'étendue des services fournis dépend de la conclusion du Contrat et de la formule d'abonnement souscrite.
4.6 Période d'essai : Tout Utilisateur nouvellement inscrit bénéficie d'un accès gratuit au Service pendant 14 jours (ou 30 jours avec un code promotionnel), avec l'ensemble des fonctionnalités de la formule choisie. À l'issue de la période d'essai, un paiement conforme à la Grille tarifaire est requis.
4.7 L'Opérateur se réserve la possibilité de modifier les fonctionnalités du Service, de l'enrichir de nouvelles fonctions et améliorations, ainsi que de modifier les fonctionnalités existantes, dans le respect des dispositions du point 12.
5.1 L'Assistant IA permet à l'Utilisateur d'interagir en langage naturel avec les données enregistrées dans le Service, d'automatiser certaines tâches et d'obtenir des analyses et recommandations relatives au salon exploité.
5.2 Pour fournir le service de l'Assistant IA, l'Opérateur transmet les contenus des conversations ainsi que le contexte nécessaire (y compris les données des clients du salon dans la mesure requise pour formuler une réponse) aux Fournisseurs d'IA externes – Anthropic PBC et OpenAI LLC – qui sont des sous-traitants ultérieurs au sens de l'art. 28, par. 4 du RGPD.
5.3 En utilisant l'Assistant IA, l'Utilisateur accepte que les contenus des conversations et les données associées puissent être transférés vers les États-Unis sur la base des Clauses contractuelles types (CCT) conformes à l'art. 46 du RGPD. Les détails relatifs au transfert des données sont décrits dans la Politique de confidentialité.
5.4 L'Opérateur s'engage à :
5.5 L'Utilisateur est tenu de :
5.6 Les réponses générées par l'Assistant IA ont un caractère informatif et d'aide. L'Opérateur n'est pas responsable des décisions commerciales prises par l'Utilisateur sur la seule base des suggestions de l'Assistant IA.
5.7 L'Opérateur se réserve le droit de perfectionner les algorithmes et modèles de l'Assistant IA à l'aide de données anonymisées et agrégées relatives à l'utilisation du Service, à l'exclusion des données personnelles pouvant être rattachées à des personnes précises.
5.8 L'utilisation de l'Assistant IA est facultative et n'est pas requise pour utiliser les autres fonctions du Service.
6.1 L'Opérateur fournit les services via le Service au moyen du réseau Internet.
6.2 L'Utilisateur peut utiliser le Service depuis tout appareil disposant d'un accès Internet et répondant aux exigences techniques suivantes :
6.2.1 L'utilisation d'autres navigateurs est possible, mais peut ne pas garantir le bon fonctionnement de toutes les fonctions du Service.
6.3 L'Utilisateur, lorsqu'il commence à travailler dans le Service, doit s'inscrire conformément aux instructions du Service.
6.4 Pour que le Service fonctionne correctement, l'Utilisateur doit saisir des données conformes à la réalité et au droit.
6.4.1 Lors de l'inscription, l'Utilisateur communique : nom et prénom, raison sociale, adresse du siège, NIP (numéro d'identification fiscale), adresse e-mail. L'Utilisateur est tenu de mettre ces données à jour sans délai en cas de modification.
6.5 Lors de l'inscription, l'Utilisateur crée un mot de passe. Le mot de passe doit comporter au moins 8 caractères, dont au moins une majuscule et un chiffre ou un caractère spécial. En cas d'oubli du mot de passe, la fonction « Récupérer le mot de passe » est disponible.
6.6 L'Utilisateur est responsable de la confidentialité du mot de passe et de toutes les actions effectuées à l'aide de son compte. En cas d'accès non autorisé au compte, l'Utilisateur est tenu d'en informer l'Opérateur sans délai.
6.7 L'Utilisateur dispose d'un système de tickets lui permettant de signaler à toute heure des questions et des dysfonctionnements :
7.1 Est considéré comme jour d'inscription le jour où l'Utilisateur, conformément aux indications figurant dans le Service, achève le processus d'inscription et obtient l'accès au Service.
7.2 À compter du jour de l'inscription, l'Utilisateur bénéficie d'un accès d'essai gratuit au Service conformément au point 4.6.
7.3 La réalisation du premier paiement équivaut à la conclusion du Contrat de prestation de services ainsi qu'à l'acceptation des CGU et de la Politique de confidentialité dans leur version en vigueur au jour du paiement.
7.4 L'Utilisateur peut utiliser le Service en formule mensuelle (Pre-paid) ou en formules de 6 et 12 mois :
7.4.1 Formule 6 mois : l'Utilisateur bénéficie de 1 mois gratuit ainsi que d'un forfait supplémentaire de 250 SMS.
7.4.2 Formule 12 mois : l'Utilisateur bénéficie de 2 mois gratuits ainsi que d'un forfait supplémentaire de 500 SMS.
7.4.3 Pour les formules 6 ou 12 mois, l'Opérateur transmet le Contrat dans les 7 jours suivant le paiement.
7.5 Le Contrat peut être résilié dans les cas suivants :
7.6 L'Utilisateur peut résilier le Contrat à tout moment, sans motif, moyennant un préavis égal au cycle de facturation en cours. Les sommes versées pour la période non utilisée ne sont pas remboursées, sauf si la résiliation intervient du fait de l'Opérateur.
7.7 L'Opérateur se réserve le droit de résilier le Contrat avec effet immédiat si l'Utilisateur :
7.8 Après la résiliation du Contrat, les données de l'Utilisateur et des Clients du Salon sont conservées conformément aux points 9.8 et 10.
8.1 L'utilisation de l'ensemble des services du Service est payante selon les modalités définies dans la Grille tarifaire disponible sur gabinetonline.com.pl.
8.2 Le paiement s'effectue d'avance, sur la base d'une facture pro forma, par virement sur le compte bancaire indiqué ou au moyen des méthodes de paiement électronique disponibles.
8.3 L'Opérateur émet une facture (TVA) dans les 7 jours suivant l'enregistrement du paiement et la met à disposition dans l'Espace Client.
8.4 En cas de non-paiement de la facture pro forma dans le délai imparti, l'Opérateur peut :
8.5 Est considérée comme date de fin d'utilisation du système, si l'Utilisateur n'a pas signalé de résiliation, la date de la dernière connexion au système après l'échéance de paiement. L'Opérateur a le droit d'émettre une facture (TVA) et de réclamer le paiement pour la période d'utilisation effective du Service.
8.6 L'Opérateur se réserve le droit de modifier la Grille tarifaire moyennant un préavis d'au moins 30 jours. Une modification de la Grille tarifaire ne constitue pas une modification des CGU.
9.1 Les données de l'Utilisateur ainsi que les données des Clients du Salon saisies dans le Service sont la propriété respective de l'Utilisateur et du responsable du traitement de ces données (le salon). L'Opérateur n'acquiert aucun droit sur celles-ci au-delà des prérogatives nécessaires à la fourniture des services.
9.2 L'Opérateur traite les données personnelles des Utilisateurs et des Clients du Salon uniquement aux fins du bon fonctionnement du Service et de la fourniture des services convenus, en particulier : gestion des rendez-vous, encaissements, communication SMS/e-mail, génération de rapports et fourniture du service de l'Assistant IA.
9.3 L'Opérateur applique les mesures de protection des données suivantes :
9.3.1 Chiffrement de la transmission des données au moyen du protocole TLS (SSL) – les données transmises entre l'appareil de l'Utilisateur et le serveur sont chiffrées et ne peuvent pratiquement pas être interceptées par des tiers.
9.3.2 Contrôle des accès – seuls les employés autorisés de l'Opérateur ont accès aux données, dans la mesure nécessaire, selon le principe des privilèges minimaux.
9.3.3 Sauvegardes régulières – les données de l'Utilisateur sont archivées régulièrement afin de prévenir leur perte en cas de panne.
9.3.4 Surveillance et audit – les systèmes de l'Opérateur sont surveillés à l'égard des accès non autorisés et des incidents de sécurité.
9.3.5 Sécurité physique – l'infrastructure des serveurs est protégée contre les accès physiques non autorisés, l'incendie et d'autres menaces.
9.4 L'Opérateur n'est pas responsable du contenu des données saisies par l'Utilisateur dans le Service.
9.5 L'Utilisateur a le droit de consulter et de modifier à tout moment ses données personnelles et celles de son entreprise via l'Espace Client.
9.6 L'Opérateur s'engage à ne pas transmettre les données de l'Utilisateur ni des Clients du Salon à des tiers, à l'exception :
9.7 Les règles détaillées de traitement des données personnelles, y compris les droits des personnes concernées, sont définies dans la Politique de confidentialité disponible à l'adresse gabinetonline.com.pl/polityka-prywatnosci.html.
9.8 Après la résiliation du Contrat, les données de l'Utilisateur sont conservées pendant une durée de 5 années civiles à compter du premier jour de l'année suivant la date de résiliation du contrat, puis supprimées, sauf si les dispositions légales en vigueur exigent une durée de conservation plus longue.
9.9 En cas de violation de la protection des données personnelles, l'Opérateur prend sans délai les mesures conformes aux art. 33–34 du RGPD et informe l'Utilisateur de l'incident survenu sans retard injustifié.
10.1 Dans la mesure où l'Utilisateur saisit dans le Service des données personnelles de Clients du Salon, l'Opérateur agit en qualité de sous-traitant (processeur) au sens de l'art. 28 du RGPD, et l'Utilisateur en qualité de responsable du traitement.
10.2 La sous-traitance des données repose sur le Contrat de sous-traitance des données personnelles conclu entre l'Opérateur et l'Utilisateur. Le Contrat de sous-traitance constitue une annexe au Contrat de prestation de services et est mis à la disposition de l'Utilisateur dans l'Espace Client.
10.3 L'Opérateur traite les données personnelles des Clients du Salon uniquement :
10.4 L'Utilisateur, en qualité de responsable du traitement, est responsable de :
10.5 L'Opérateur s'engage à ne recourir à des sous-traitants ultérieurs qu'après leur approbation préalable ou après l'obtention d'un consentement général de l'Utilisateur. La liste des sous-traitants ultérieurs actuels est disponible dans la Politique de confidentialité. L'Opérateur informe l'Utilisateur de l'ajout prévu d'un nouveau sous-traitant ultérieur moyennant un préavis d'au moins 14 jours, lui laissant la possibilité de s'y opposer.
10.6 À l'issue du Contrat, l'Opérateur, à la demande de l'Utilisateur, restituera ou supprimera les données personnelles des Clients du Salon dans un délai de 30 jours, sauf si les dispositions légales imposent leur conservation ultérieure.
11.1 L'Opérateur met tout en œuvre pour assurer le bon fonctionnement du Service sur les plans technique et juridique.
11.2 L'Opérateur n'est pas responsable :
11.3 La responsabilité de l'Opérateur au titre du Contrat est limitée au montant des sommes versées par l'Utilisateur au cours des 3 derniers mois précédant l'événement à l'origine du dommage, sauf si le dommage résulte d'un acte intentionnel de l'Opérateur.
11.4 L'Opérateur s'efforce d'assurer une disponibilité du Service d'au moins 99 % du temps à l'échelle du mois, à l'exclusion des interruptions de maintenance planifiées, dont les Utilisateurs sont informés au moins 24 heures à l'avance.
11.5 Les réclamations liées à l'utilisation du Service peuvent être adressées :
11.6 L'Opérateur traite les réclamations dans un délai de 14 jours ouvrés à compter de leur réception et informe l'Utilisateur de la décision prise par voie électronique ou écrite.
12.1 L'Opérateur se réserve le droit de modifier les CGU.
12.2 Une modification des CGU peut intervenir en particulier dans les cas suivants :
12.3 L'Opérateur informe l'Utilisateur de son intention de modifier les CGU :
12.4 La modification des CGU entre en vigueur à l'expiration d'un délai de 21 jours à compter de la notification visée au point 12.3. Si l'Opérateur reçoit de l'Utilisateur, avant l'expiration de ce délai, une déclaration de non-acceptation des conditions des nouvelles CGU, le Contrat est résilié au jour de l'entrée en vigueur des nouvelles CGU, et l'Utilisateur a droit au remboursement des sommes versées pour la période d'abonnement non utilisée.
12.5 La poursuite de l'utilisation du Service après l'entrée en vigueur des nouvelles CGU équivaut à leur acceptation.
13.1 Les CGU sont régies par le droit polonais.
13.2 Pour les questions non réglées par les présentes CGU, s'appliquent les dispositions du Code civil polonais, de la loi sur la fourniture de services par voie électronique, du RGPD ainsi que des autres dispositions du droit polonais en vigueur.
13.3 Les parties s'efforceront de résoudre à l'amiable tout litige découlant du Contrat. À défaut d'accord, les litiges seront tranchés par le tribunal compétent pour le siège de l'Opérateur.
13.4 Si une disposition des CGU s'avère nulle ou inapplicable, les autres dispositions conservent leur force obligatoire.
13.5 Les CGU sont disponibles sur gabinetonline.com.pl/regulamin.html dans une version permettant leur téléchargement et leur impression.