🔒 Politique de confidentialité et politique de cookies

I Dispositions générales

1. La présente Politique de confidentialité de l'application GabinetOnline (ci-après : « Application » ou « Plateforme ») a un caractère informatif et définit les règles de traitement des données personnelles par le Responsable du traitement.
2. Le responsable des données personnelles traitées dans le cadre de l'utilisation du site web de l'Application est Rybczak i Wspólnicy Sp. z o.o., dont le siège est à Jankowice (44-264), ul. Przyjemna 4, inscrite au registre des entrepreneurs tenu par le Tribunal d'arrondissement de Gliwice, X^e chambre commerciale du Registre national judiciaire, sous le numéro KRS 0000361541, NIP 642-318-72-10, Regon 243640719, capital social : 17 500,00 PLN, adresse e-mail : biuro@gabinetonline.com.pl, ci-après « Responsable du traitement ».
3. GabinetOnline est une plateforme SaaS (logiciel en tant que service) destinée aux salons de coiffure, d'esthétique et de beauté (ci-après : « Clients de la Plateforme »). En ce qui concerne les données personnelles des clients finals des salons, le Responsable du traitement agit en qualité de sous-traitant – détails à la section IV.
4. Les données personnelles sont traitées conformément au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (RGPD), à la loi polonaise sur la protection des données personnelles du 10 mai 2018 ainsi qu'aux autres dispositions légales en vigueur.
5. Le Responsable du traitement traite les données selon les principes de minimisation, de limitation des finalités, de limitation de la conservation, d'intégrité et de confidentialité.
6. Pour toute question relative à la protection des données personnelles, il est possible de nous contacter à l'adresse : biuro@gabinetonline.com.pl.

II Statut du visiteur et type de données

1. Est visiteur toute personne consultant les pages web de l'Application à l'adresse gabinetonline.com.pl.
2. Lors de la consultation des pages web de l'Application, des données relatives au Visiteur sont collectées automatiquement, en particulier : adresse IP, nom de domaine, type de navigateur, type de système d'exploitation. Ces données peuvent être collectées au moyen de cookies.
3. Le Responsable du traitement traite des données d'exploitation anonymisées à des fins statistiques et administratives. Ces données ont un caractère agrégé et anonyme, c'est-à-dire qu'elles ne comportent pas d'éléments identifiant les personnes.
4. Est utilisateur toute personne disposant d'un compte dans l'Application (propriétaire ou employé du salon). Les données traitées dans le cadre du compte comprennent : nom et prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, raison sociale, données de facturation.

III Finalité et bases du traitement des données

Le Responsable du traitement traite les données personnelles des Visiteurs et des Utilisateurs aux fins suivantes :

1. Conclusion et exécution du contrat de prestation de services, y compris la possibilité d'utiliser la Plateforme (art. 6, par. 1, point b du RGPD).
2. Gestion du compte utilisateur et contact concernant le service (art. 6, par. 1, point b du RGPD).
3. Émission de factures et encaissements (art. 6, par. 1, point c du RGPD – obligation légale).
4. Archivage et sauvegarde des informations en cas de besoin juridique de prouver des faits (art. 6, par. 1, point f du RGPD – intérêt légitime).
5. Constatation, exercice ou défense de droits (art. 6, par. 1, point f du RGPD).
6. Mesure de la satisfaction des Clients et amélioration de la qualité des services (art. 6, par. 1, point f du RGPD).
7. Envoi d'informations commerciales et marketing – uniquement avec un consentement distinct (art. 6, par. 1, point a du RGPD).

IV GabinetOnline en tant que sous-traitant des données des salons

1. En ce qui concerne les données personnelles des clients finals des salons (personnes prenant rendez-vous, conservées dans la base de clients du salon), GabinetOnline agit en qualité de sous-traitant (processeur) au sens de l'art. 28 du RGPD. Le responsable de ces données demeure le salon (Client de la Plateforme).
2. Le traitement s'effectue uniquement sur instruction documentée du Client de la Plateforme, aux fins de la fourniture des fonctionnalités de l'Application (gestion de l'agenda, des clients, des prestations, de la communication SMS/e-mail, des rapports).
3. Le traitement repose sur le contrat de sous-traitance des données personnelles conclu entre GabinetOnline et chaque Client de la Plateforme. Ce contrat régit notamment l'étendue, la finalité et la durée du traitement des données ainsi que les obligations en matière de sécurité.
4. GabinetOnline ne traite pas les données des clients des salons à ses propres fins marketing et ne les communique pas à des tiers en dehors des cas indiqués dans la présente Politique.
5. Le salon, en tant que responsable du traitement, est tenu de disposer d'une base juridique appropriée pour le traitement des données de ses clients et de remplir à leur égard l'obligation d'information prévue aux art. 13–14 du RGPD.

V Assistant IA – traitement des données

1. Ce qui est envoyé au modèle d'IA : Les contenus saisis par l'utilisateur dans la fenêtre de chat de l'Assistant IA peuvent contenir des données personnelles (par ex. noms de clients, numéros de téléphone, informations sur les rendez-vous). Ces données sont transmises au fournisseur externe du modèle de langage uniquement aux fins de générer la réponse de l'assistant.
2. Fournisseur du modèle d'IA : L'Application utilise l'API de la société Anthropic PBC (Claude) ainsi que d'OpenAI (GPT). Les données sont traitées par ces fournisseurs en tant que sous-traitants ultérieurs sur la base des contrats conclus (DPA). Détails aux sections VIII et IX.
3. Minimisation des données : Seules les informations nécessaires à la réponse sont transmises au modèle d'IA. Le système n'envoie ni mots de passe, ni données de paiement, ni catégories particulières de données (art. 9 du RGPD).
4. Historique des conversations : Les contenus des conversations avec l'Assistant IA sont enregistrés dans la base de données de la Plateforme, sur un serveur situé en Pologne, et peuvent être analysés par un système de supervision interne (Superviseur IA) afin d'améliorer la qualité des réponses de l'assistant. Seuls les employés autorisés du Responsable du traitement ont accès à l'historique.
5. Base juridique : Le traitement des données dans le cadre de l'Assistant IA s'effectue sur la base de l'art. 6, par. 1, point b du RGPD (exécution du contrat) et de l'art. 6, par. 1, point f du RGPD (intérêt légitime consistant à améliorer le service).
6. Comment désactiver : L'utilisation de l'Assistant IA est facultative. L'utilisateur peut ne pas utiliser la fenêtre de chat de l'assistant – cela n'a aucune incidence sur l'accès aux autres fonctions de l'Application.

VI Intégration avec Google Agenda

1. Quelles données sont transmises : Après connexion de l'agenda, afin de synchroniser le planning de travail, des informations sur les rendez-vous pris en charge par l'employé concerné sont transmises à Google Agenda : date, heure de début et durée du rendez-vous ainsi que le nom de la prestation. En option – uniquement si le propriétaire du salon a activé cette option dans les réglages (désactivée par défaut) – le nom et le prénom du client sont également transmis.
2. Ce que nous ne transmettons pas : Aucun numéro de téléphone, adresse e-mail, donnée de paiement ni autre donnée client, hormis celles mentionnées ci-dessus, n'est transmis à Google.
3. Étendue de l'accès : L'Application utilise l'autorisation Google calendar.events, qui permet uniquement de créer, mettre à jour et supprimer des événements correspondant aux rendez-vous dans l'agenda de l'utilisateur connecté. L'Application ne lit pas les autres événements de l'agenda de l'utilisateur et ne gère pas les listes d'agendas.
4. Base juridique : Le traitement dans le cadre de l'intégration repose sur le consentement de l'employé (art. 6, par. 1, point a du RGPD) exprimé lors de la connexion de l'agenda, ainsi que sur l'exécution du contrat de prestation de services (art. 6, par. 1, point b du RGPD).
5. Transfert hors EEE : Le responsable du service Google Agenda est Google Ireland Ltd., et les données peuvent également être traitées par Google LLC sur des serveurs situés aux États-Unis, en dehors de l'Espace économique européen – détails aux sections IX et X.
6. Consentement et son retrait : La connexion de l'agenda requiert le consentement éclairé de l'employé, enregistré avec la date et l'adresse IP. L'utilisateur peut à tout moment déconnecter l'agenda dans les réglages de son profil – à partir de ce moment, aucun nouveau rendez-vous n'est plus transmis à Google. Les événements créés auparavant restent dans l'agenda Google de l'utilisateur et peuvent être supprimés manuellement par ce dernier.
7. Conformité aux politiques de Google : L'utilisation des informations obtenues via les interfaces des API Google est conforme à la Google API Services User Data Policy, y compris aux exigences de la Limited Use. Les données obtenues depuis Google Agenda sont utilisées uniquement aux fins de la fonction de synchronisation des rendez-vous décrite et ne sont pas utilisées à d'autres fins.
8. Comment désactiver : L'utilisation de l'intégration est facultative. L'employé peut ne pas connecter du tout son agenda – cela n'a aucune incidence sur l'accès aux autres fonctions de l'Application.

VII Caractère facultatif de la communication des données

1. La communication des données est facultative, mais peut s'avérer nécessaire à la conclusion du contrat et à l'utilisation de la Plateforme (par ex. l'adresse e-mail pour créer un compte).
2. L'absence de communication des données requises pour l'inscription rend impossible l'utilisation de l'Application.
3. La communication des données aux fins de recevoir des informations commerciales est entièrement facultative et peut être retirée à tout moment.

VIII Communication des données personnelles

1. Le Responsable du traitement peut communiquer des données personnelles aux catégories de destinataires suivantes :
   • fournisseurs d'infrastructure informatique (hébergement, serveurs) situés en Pologne ou dans l'EEE,
   • fournisseurs de services de paiement et opérateurs SMS – dans la mesure nécessaire à la fourniture de ces services,
   • prestataires de services juridiques, comptables et fiscaux,
   • fournisseurs de modèles d'IA (Anthropic, OpenAI) – uniquement pour les contenus des conversations avec l'Assistant IA, sur la base des DPA conclus.
2. Les données ne sont ni vendues ni communiquées à des tiers à des fins marketing sans le consentement de la personne concernée.

IX Sous-traitants ultérieurs et tiers

GabinetOnline recourt aux services des sous-traitants ultérieurs suivants, auxquels des données personnelles peuvent être confiées :

Le Responsable du traitement oblige les sous-traitants ultérieurs à traiter les données uniquement conformément aux instructions et pour les besoins de la fourniture du service concerné, dans le respect de mesures de sécurité appropriées.

X Transfert de données hors de l'Espace économique européen

1. Dans le cadre du recours aux services d'Anthropic PBC et d'OpenAI LLC, les contenus des conversations avec l'Assistant IA peuvent être transférés vers les États-Unis.
2. Le transfert des données vers les États-Unis s'effectue sur la base des Clauses contractuelles types (CCT) adoptées par la Commission européenne, qui constituent une garantie appropriée au sens de l'art. 46 du RGPD.
3. Les contrats DPA (Data Processing Addendum) conclus avec Anthropic et OpenAI régissent l'étendue, la finalité et les conditions du traitement des données et obligent les fournisseurs à les supprimer à l'issue du contrat.
4. En cas de recours à l'intégration facultative avec Google Agenda (section VI), les données des rendez-vous peuvent être transférées à Google LLC aux États-Unis. Le transfert repose sur la participation de Google LLC au EU-U.S. Data Privacy Framework, reconnu par la Commission européenne comme assurant un niveau de protection des données adéquat au sens de l'art. 45 du RGPD.
5. L'utilisateur a le droit d'obtenir une copie des garanties appliquées – à cet effet, veuillez nous contacter à l'adresse biuro@gabinetonline.com.pl.

XI Durée de conservation des données

XII Droits de la personne concernée

1. Toute personne dont le Responsable du traitement traite les données dispose des droits suivants :
   • Droit d'accès – obtenir des informations sur les données traitées ainsi qu'une copie de celles-ci (art. 15 du RGPD).
   • Droit de rectification – demander la correction de données inexactes ou le complément de données incomplètes (art. 16 du RGPD).
   • Droit à l'effacement – demander la suppression des données (« droit à l'oubli ») lorsqu'il n'existe aucune base juridique pour leur traitement ultérieur (art. 17 du RGPD).
   • Droit à la limitation du traitement – demander la suspension du traitement dans certains cas (art. 18 du RGPD).
   • Droit à la portabilité des données – recevoir les données dans un format lisible par machine (art. 20 du RGPD).
   • Droit d'opposition – s'opposer au traitement fondé sur un intérêt légitime (art. 21 du RGPD).
   • Droit de retirer son consentement – à tout moment, sans incidence sur la licéité du traitement effectué avant le retrait (art. 7, par. 3 du RGPD).
   • Droit de réclamation – introduire une réclamation auprès du Président de l'Autorité polonaise de protection des données personnelles (UODO, ul. Stawki 2, 00-193 Varsovie, uodo.gov.pl).
2. Pour exercer les droits ci-dessus, il convient de contacter le Responsable du traitement : par écrit à l'adresse du siège ou par e-mail à biuro@gabinetonline.com.pl.
3. Le Responsable du traitement examine les demandes sans retard injustifié, dans un délai maximal de 30 jours. Dans des cas exceptionnels, ce délai peut être prolongé de 60 jours supplémentaires, ce dont le Responsable du traitement informera le demandeur.
4. Les clients des salons (personnes clientes d'un salon utilisant GabinetOnline) doivent en premier lieu adresser leurs demandes directement au salon, en tant que responsable de leurs données. GabinetOnline, en tant que sous-traitant, transmettra une telle demande sans délai au salon concerné.

XIII Politique de cookies

1. Les cookies sont des données informatiques, en particulier des fichiers texte, stockés sur le terminal du Visiteur et destinés à l'utilisation des pages web de l'Application.
2. Les cookies contiennent en général le nom du site dont ils proviennent, leur durée de conservation sur le terminal ainsi qu'un numéro unique. Ils sont sûrs pour l'appareil et n'ont aucun effet nuisible.
3. Le consentement à l'enregistrement des cookies est facultatif. Son absence peut restreindre l'accès à certaines fonctionnalités de l'Application.
4. Le Responsable du traitement utilise des cookies aux fins suivantes :
   • maintien de la session de l'utilisateur connecté (cookies nécessaires),
   • mémorisation des préférences de l'utilisateur (cookies fonctionnels),
   • collecte de données statistiques anonymes sur l'utilisation de l'Application (cookies analytiques),
   • garantie de la sécurité et de l'authentification.
5. Le Visiteur peut définir les conditions d'utilisation des cookies au moyen des réglages de son propre navigateur web ou du panneau de gestion des consentements disponible sur le site de l'Application.
6. La limitation ou la désactivation des cookies peut affecter le fonctionnement de certaines fonctions de l'Application, en particulier rendre la connexion impossible.

XIV Cookies utilisés

L'Application utilise deux types principaux de cookies : les cookies de session (temporaires, supprimés à la fermeture du navigateur) et les cookies persistants (conservés pendant une durée déterminée ou jusqu'à leur suppression par l'utilisateur).

Informations détaillées sur la gestion des cookies dans les navigateurs courants :

• Mozilla Firefox : support.mozilla.org
• Google Chrome : support.google.com
• Microsoft Edge : support.microsoft.com
• Opera : opera.com
• Safari : support.apple.com

XV Sécurité des données

1. Le Responsable du traitement applique des mesures techniques et organisationnelles appropriées assurant la protection des données personnelles traitées contre tout accès non autorisé, perte, destruction ou divulgation, en particulier :
   • chiffrement des connexions au moyen du protocole SSL/TLS (certificat SSL),
   • chiffrement des données dans la base de données,
   • contrôle des accès et authentification des utilisateurs,
   • réalisation régulière de sauvegardes,
   • surveillance et audit des journaux système,
   • politiques d'accès fondées sur le principe des privilèges minimaux.
2. Toute modification du code de l'Application susceptible d'affecter le traitement des données fait l'objet d'un processus interne de vérification et de validation avant sa mise en production.
3. En cas de violation de la protection des données personnelles, le Responsable du traitement prend sans délai les mesures conformes aux art. 33–34 du RGPD, y compris, le cas échéant, la notification au Président de l'UODO et aux personnes concernées.

XVI Dispositions finales

1. La présente Politique de confidentialité est régie par le droit polonais, tant matériel que procédural.
2. Le Responsable du traitement se réserve le droit d'apporter des modifications à la présente Politique de confidentialité. Les Utilisateurs sont informés des modifications importantes au moins 14 jours à l'avance, par e-mail ou par une notification dans l'Application.
3. Date de dernière mise à jour de la présente Politique : mai 2026.
4. Pour toute question relative à la protection des données personnelles, veuillez nous contacter : biuro@gabinetonline.com.pl.