1.1 Diese AGB legen die Bedingungen für die Erbringung von Leistungen über den Dienst gabinetonline.com.pl fest und sind integraler Bestandteil des Vertrags über die Erbringung von Leistungen, dessen Bestimmungen sie im Einzelnen regeln.
1.2 Die AGB werden den Nutzern unentgeltlich über die Website in einer Form bereitgestellt, die ihr Herunterladen, Speichern und Ausdrucken ermöglicht.
1.3 Der Nutzer ist verpflichtet, sich vor der Nutzung des Dienstes mit dem Inhalt der AGB vertraut zu machen. Der Beginn der Nutzung des Dienstes ist gleichbedeutend mit der vollständigen Annahme der Bedingungen dieser AGB.
1.4 Der Nutzer ist ab dem Zeitpunkt der Registrierung verpflichtet, die Bestimmungen der AGB einzuhalten.
1.5 GabinetOnline ist eine SaaS-Plattform (Software as a Service) für Friseur-, Kosmetik- und Beauty-Salons. Der Betreiber verarbeitet die personenbezogenen Daten der Salonkunden als Auftragsverarbeiter (Prozessor) auf Grundlage eines gesonderten Vertrags über die Auftragsverarbeitung personenbezogener Daten, der mit jedem Nutzer geschlossen wird.
Sofern in den AGB die Rede ist von:
AGB – so sind darunter die vorliegenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen zu verstehen, die eine Anlage zum Vertrag über die Erbringung von Leistungen über den Dienst darstellen.
Dienst – so ist darunter der Internetdienst gabinetonline.com.pl zu verstehen, der die Nutzung der in Punkt 4 genannten Leistungen ermöglicht.
Betreiber – so ist darunter das Unternehmen Rybczak i Wspólnicy spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, KRS: 0000361541, NIP: 642-318-72-10, ul. Przyjemna 4, 44-264 Jankowice, zu verstehen.
Nutzer – so ist darunter die den Dienst nutzende natürliche Person, juristische Person oder Organisationseinheit ohne Rechtspersönlichkeit zu verstehen, die einen Friseur-, Kosmetik- oder Beauty-Salon betreibt und gemäß den geltenden Vorschriften gegründet wurde.
Salonkunde – so ist darunter die natürliche Person zu verstehen, die Kunde des Salons des Nutzers ist und deren personenbezogene Daten über den Dienst verarbeitet werden.
Vertrag – so ist darunter der Vertrag über die Erbringung der in Punkt 4 genannten Leistungen über den Dienst zu verstehen, der zwischen dem Betreiber und dem Nutzer nach der ersten Zahlung des Nutzers für die Nutzung des Dienstes geschlossen wird.
Auftragsverarbeitungsvertrag – so ist darunter der Vertrag über die Auftragsverarbeitung personenbezogener Daten zu verstehen, der zwischen dem Betreiber (als Auftragsverarbeiter) und dem Nutzer (als Verantwortlichem) auf Grundlage von Art. 28 DSGVO geschlossen wird.
Preisliste – so ist darunter die auf der Startseite des Dienstes veröffentlichte Information zu verstehen, in der der Betreiber die Bedingungen und die Höhe des Entgelts für die Leistungen des Dienstes festgelegt hat; eine Änderung der Preisliste bedeutet keine Änderung der AGB.
Tag der Zustellung – so ist darunter der Tag der Absendung einer Erklärung per E-Mail oder der 7. (siebte) Tag ab dem Tag der Absendung einer schriftlichen Erklärung zu verstehen; ist dieser Tag ein gesetzlicher Feiertag, so gilt als Tag der Zustellung der erste darauffolgende Werktag.
Zugang – so ist darunter die Freischaltung des Zugangs zur Anwendung durch den Betreiber für einen weiteren Abrechnungsmonat zu verstehen.
Kundenpanel – so ist darunter der nach dem Login zugängliche Teil des Dienstes zu verstehen, der der Verwaltung des Kontos und der Abrechnung mit dem Dienst dient.
KI-Assistent – so ist darunter das in den Dienst integrierte Modul künstlicher Intelligenz auf Basis externer Sprachmodelle zu verstehen, das die Interaktion in natürlicher Sprache und die Automatisierung ausgewählter Funktionen des Dienstes ermöglicht.
KI-Anbieter – so ist darunter der externe Anbieter des vom KI-Assistenten genutzten Sprachmodells zu verstehen, insbesondere Anthropic PBC (Modell Claude) und OpenAI LLC (Modell GPT).
3.1 Die ausschließlichen Urheberrechte am Dienst gabinetonline.com.pl gehören der Rybczak i Wspólnicy spółka z ograniczoną odpowiedzialnością mit Sitz in Jankowice. Die Urheberrechte unterliegen dem Schutz des polnischen Gesetzes über das Urheberrecht und verwandte Schutzrechte vom 4. Februar 1994 (Dz. U. von 1994 Nr. 24, Pos. 83 mit Änderungen).
3.2 Der Nutzer ist nicht berechtigt, Elemente des Dienstes ohne vorherige schriftliche Zustimmung des Betreibers in irgendeiner Weise zu kopieren, zu verändern, zu verbreiten oder zu nutzen.
3.3 Die vom Nutzer in den Dienst eingegebenen Daten und Inhalte bleiben Eigentum des Nutzers. Der Betreiber erwirbt an diesen Daten keine Rechte über die zur Erbringung der vertragsgegenständlichen Leistungen erforderlichen Befugnisse hinaus.
Aufgrund des Vertrags verpflichtet sich der Betreiber, mittels des Dienstes folgende Leistungen für den Nutzer zu erbringen:
4.1 Leistungen im Zusammenhang mit der Speicherung und Verarbeitung von Dokumenten und Daten des Nutzers im Rahmen seiner Geschäftstätigkeit, insbesondere:
4.2 Information der Kunden des Nutzers über den Stand der Leistungserbringung (SMS- und E-Mail-Benachrichtigungen).
4.3 Erstellung von Finanzberichten, Statistiken und Analysen zur Tätigkeit des Salons.
4.4 Bereitstellung des KI-Assistenten gemäß den in Punkt 5 dieser AGB festgelegten Bedingungen.
4.5 Der Umfang der erbrachten Leistungen ist vom Abschluss des Vertrags sowie vom erworbenen Abonnementplan abhängig.
4.6 Testphase: Ein neu registrierter Nutzer erhält 14 Tage lang (bzw. 30 Tage mit Aktionscode) kostenlosen Zugang zum Dienst mit vollem Funktionsumfang des gewählten Plans. Nach Ablauf der Testphase ist eine Zahlung gemäß der Preisliste erforderlich.
4.7 Der Betreiber behält sich das Recht vor, die Funktionalität des Dienstes zu ändern, ihn um neue Funktionen und Verbesserungen zu erweitern sowie bestehende Funktionen zu modifizieren, unter Beachtung der Bestimmungen von Punkt 12.
5.1 Der KI-Assistent ermöglicht dem Nutzer die Interaktion in natürlicher Sprache mit den im Dienst gespeicherten Daten, die Automatisierung ausgewählter Tätigkeiten sowie den Erhalt von Analysen und Empfehlungen zum betriebenen Salon.
5.2 Zur Erbringung der Leistung des KI-Assistenten übermittelt der Betreiber die Gesprächsinhalte sowie den notwendigen Kontext (einschließlich der Salonkundendaten im zur Beantwortung erforderlichen Umfang) an die externen KI-Anbieter – Anthropic PBC und OpenAI LLC – die Unterauftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 Abs. 4 DSGVO sind.
5.3 Mit der Nutzung des KI-Assistenten akzeptiert der Nutzer, dass Gesprächsinhalte und damit verbundene Daten auf Grundlage der Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Art. 46 DSGVO in die Vereinigten Staaten übermittelt werden können. Einzelheiten zur Datenübermittlung regelt die Datenschutzerklärung.
5.4 Der Betreiber verpflichtet sich:
5.5 Der Nutzer ist verpflichtet:
5.6 Die vom KI-Assistenten erzeugten Antworten haben informativen und unterstützenden Charakter. Der Betreiber haftet nicht für Geschäftsentscheidungen, die der Nutzer ausschließlich auf Grundlage der Vorschläge des KI-Assistenten trifft.
5.7 Der Betreiber behält sich das Recht vor, die Algorithmen und Modelle des KI-Assistenten unter Verwendung anonymisierter und aggregierter Daten über die Nutzung des Dienstes zu verbessern, unter Ausschluss personenbezogener Daten, die konkreten Personen zugeordnet werden können.
5.8 Die Nutzung des KI-Assistenten ist freiwillig und für die Nutzung der übrigen Funktionen des Dienstes nicht erforderlich.
6.1 Der Betreiber erbringt die Leistungen über den Dienst mittels des Internets.
6.2 Der Nutzer kann den Dienst mit jedem internetfähigen Gerät nutzen, das folgende technische Anforderungen erfüllt:
6.2.1 Die Nutzung anderer Browser ist möglich, gewährleistet aber möglicherweise nicht die korrekte Funktion aller Funktionen des Dienstes.
6.3 Der Nutzer muss sich zu Beginn der Arbeit im Dienst gemäß den Anweisungen des Dienstes registrieren.
6.4 Damit der Dienst ordnungsgemäß funktionieren kann, sollte der Nutzer Daten eingeben, die dem tatsächlichen und rechtlichen Stand entsprechen.
6.4.1 Bei der Registrierung gibt der Nutzer an: Vor- und Nachname, Firmenname, Sitzadresse, NIP (Steuernummer), E-Mail-Adresse. Der Nutzer ist verpflichtet, diese Daten bei Änderungen unverzüglich zu aktualisieren.
6.5 Bei der Registrierung erstellt der Nutzer ein Passwort. Das Passwort muss mindestens 8 Zeichen enthalten, darunter mindestens einen Großbuchstaben und eine Ziffer oder ein Sonderzeichen. Bei Vergessen des Passworts steht die Funktion „Passwort wiederherstellen" zur Verfügung.
6.6 Der Nutzer ist für die Vertraulichkeit des Passworts und alle mit seinem Konto vorgenommenen Handlungen verantwortlich. Bei unbefugtem Zugriff auf das Konto ist der Nutzer verpflichtet, den Betreiber unverzüglich zu benachrichtigen.
6.7 Dem Nutzer steht ein Ticket-System zur Verfügung, über das er rund um die Uhr Fragen und Störungen melden kann:
7.1 Als Tag der Registrierung gilt der Tag, an dem der Nutzer gemäß den im Dienst hinterlegten Hinweisen den Registrierungsprozess abschließt und Zugang zum Dienst erhält.
7.2 Ab dem Tag der Registrierung erhält der Nutzer gemäß Punkt 4.6 einen kostenlosen Testzugang zum Dienst.
7.3 Die Vornahme der ersten Zahlung ist gleichbedeutend mit dem Abschluss des Vertrags über die Erbringung von Leistungen sowie der Annahme der AGB und der Datenschutzerklärung in der zum Zahlungszeitpunkt geltenden Fassung.
7.4 Der Nutzer kann den Dienst im monatlichen System (Pre-paid) oder in den Varianten 6 und 12 Monate nutzen:
7.4.1 6-Monats-Variante: Der Nutzer erhält 1 Gratismonat sowie ein zusätzliches Paket von 250 SMS.
7.4.2 12-Monats-Variante: Der Nutzer erhält 2 Gratismonate sowie ein zusätzliches Paket von 500 SMS.
7.4.3 In der 6- oder 12-Monats-Variante übersendet der Betreiber den Vertrag innerhalb von 7 Tagen nach Zahlung.
7.5 Der Vertrag kann in folgenden Fällen aufgelöst werden:
7.6 Der Nutzer kann den Vertrag jederzeit ohne Angabe von Gründen unter Einhaltung einer Kündigungsfrist auflösen, die dem laufenden Abrechnungszyklus entspricht. Für den nicht genutzten Zeitraum gezahlte Entgelte werden nicht erstattet, es sei denn, die Auflösung erfolgt aus Verschulden des Betreibers.
7.7 Der Betreiber behält sich das Recht vor, den Vertrag mit sofortiger Wirkung zu kündigen, wenn der Nutzer:
7.8 Nach Auflösung des Vertrags werden die Daten des Nutzers und der Salonkunden gemäß Punkt 9.8 und 10 gespeichert.
8.1 Die Nutzung des vollen Leistungsumfangs des Dienstes ist entgeltlich nach den in der auf gabinetonline.com.pl verfügbaren Preisliste festgelegten Grundsätzen.
8.2 Das Entgelt ist im Voraus auf Grundlage einer Pro-forma-Rechnung per Überweisung auf das angegebene Bankkonto oder über die verfügbaren elektronischen Zahlungsmethoden zu entrichten.
8.3 Der Betreiber stellt innerhalb von 7 Tagen nach Verbuchung der Zahlung eine Rechnung (VAT) aus und stellt sie im Kundenpanel bereit.
8.4 Bei Nichtbezahlung der Pro-forma-Rechnung innerhalb der Frist kann der Betreiber:
8.5 Als Enddatum der Systemnutzung gilt, sofern der Nutzer keine Kündigung gemeldet hat, das Datum des letzten Logins nach dem Zahlungstermin. Der Betreiber ist berechtigt, eine Rechnung (VAT) auszustellen und die Zahlung für den tatsächlichen Nutzungszeitraum des Dienstes zu verlangen.
8.6 Der Betreiber behält sich das Recht vor, die Preisliste unter Einhaltung einer Ankündigungsfrist von mindestens 30 Tagen zu ändern. Eine Änderung der Preisliste stellt keine Änderung der AGB dar.
9.1 Die in den Dienst eingegebenen Daten des Nutzers sowie der Salonkunden sind Eigentum des Nutzers bzw. des Verantwortlichen dieser Daten (des Salons). Der Betreiber erwirbt an ihnen keine Rechte über die zur Leistungserbringung erforderlichen Befugnisse hinaus.
9.2 Der Betreiber verarbeitet die personenbezogenen Daten der Nutzer und Salonkunden ausschließlich zum Zweck des ordnungsgemäßen Funktionierens des Dienstes und der Erbringung der vereinbarten Leistungen, insbesondere: Terminverwaltung, Abrechnungen, SMS-/E-Mail-Kommunikation, Erstellung von Berichten sowie Erbringung der Leistung des KI-Assistenten.
9.3 Der Betreiber wendet folgende Maßnahmen zum Datenschutz an:
9.3.1 Verschlüsselung der Datenübertragung mittels TLS-Protokoll (SSL) – die zwischen dem Gerät des Nutzers und dem Server übertragenen Daten werden verschlüsselt und können von Dritten praktisch nicht abgefangen werden.
9.3.2 Zugriffskontrolle – Zugang zu den Daten haben ausschließlich berechtigte Mitarbeitende des Betreibers, im erforderlichen Umfang, nach dem Prinzip der minimalen Berechtigungen.
9.3.3 Regelmäßige Backups – die Daten des Nutzers werden regelmäßig archiviert, um ihren Verlust bei einem Ausfall zu verhindern.
9.3.4 Monitoring und Audit – die Systeme des Betreibers werden auf unbefugten Zugriff und Sicherheitsvorfälle überwacht.
9.3.5 Physische Sicherheit – die Serverinfrastruktur ist gegen unbefugten physischen Zugriff, Brand und andere Gefahren gesichert.
9.4 Der Betreiber haftet nicht für den Inhalt der vom Nutzer in den Dienst eingegebenen Daten.
9.5 Der Nutzer hat das Recht, jederzeit über das Kundenpanel seine personenbezogenen Daten und die Daten seines Unternehmens einzusehen und zu ändern.
9.6 Der Betreiber verpflichtet sich, die Daten des Nutzers und der Salonkunden nicht an Dritte weiterzugeben, mit Ausnahme von:
9.7 Die detaillierten Grundsätze der Verarbeitung personenbezogener Daten, einschließlich der Rechte der betroffenen Personen, regelt die Datenschutzerklärung, verfügbar unter gabinetonline.com.pl/polityka-prywatnosci.html.
9.8 Nach Auflösung des Vertrags werden die Daten des Nutzers für einen Zeitraum von 5 Kalenderjahren gespeichert, gerechnet ab dem ersten Tag des Jahres, das auf das Datum der Vertragsauflösung folgt, und anschließend gelöscht, es sei denn, geltende Rechtsvorschriften erfordern einen längeren Aufbewahrungszeitraum.
9.9 Bei einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten ergreift der Betreiber unverzüglich Maßnahmen gemäß Art. 33–34 DSGVO und informiert den Nutzer ohne unangemessene Verzögerung über den eingetretenen Vorfall.
10.1 Soweit der Nutzer personenbezogene Daten von Salonkunden in den Dienst eingibt, fungiert der Betreiber als Auftragsverarbeiter (Prozessor) im Sinne von Art. 28 DSGVO, während der Nutzer als Verantwortlicher fungiert.
10.2 Grundlage der Auftragsverarbeitung ist der zwischen dem Betreiber und dem Nutzer geschlossene Vertrag über die Auftragsverarbeitung personenbezogener Daten. Der Auftragsverarbeitungsvertrag ist eine Anlage zum Vertrag über die Erbringung von Leistungen und wird dem Nutzer im Kundenpanel bereitgestellt.
10.3 Der Betreiber verarbeitet die personenbezogenen Daten der Salonkunden ausschließlich:
10.4 Der Nutzer als Verantwortlicher ist verantwortlich für:
10.5 Der Betreiber verpflichtet sich, Unterauftragsverarbeiter nur nach deren vorheriger Genehmigung oder nach Erhalt einer allgemeinen Einwilligung des Nutzers einzusetzen. Die Liste der aktuellen Unterauftragsverarbeiter ist in der Datenschutzerklärung verfügbar. Über die geplante Hinzufügung eines neuen Unterauftragsverarbeiters informiert der Betreiber den Nutzer mit einer Frist von mindestens 14 Tagen und gibt ihm die Möglichkeit zum Widerspruch.
10.6 Nach Beendigung des Vertrags wird der Betreiber auf Verlangen des Nutzers die personenbezogenen Daten der Salonkunden innerhalb von 30 Tagen zurückgeben oder löschen, es sei denn, Rechtsvorschriften verpflichten zu ihrer weiteren Aufbewahrung.
11.1 Der Betreiber unternimmt alle Anstrengungen, um das ordnungsgemäße Funktionieren des Dienstes in technischer und rechtlicher Hinsicht zu gewährleisten.
11.2 Der Betreiber haftet nicht für:
11.3 Die Haftung des Betreibers aus dem Vertrag ist auf die Höhe der vom Nutzer in den letzten 3 Monaten vor dem schadensverursachenden Ereignis gezahlten Entgelte begrenzt, es sei denn, der Schaden ist auf vorsätzliches Handeln des Betreibers zurückzuführen.
11.4 Der Betreiber strebt eine Verfügbarkeit des Dienstes von mindestens 99 % der Zeit im Monatsmaßstab an, mit Ausnahme geplanter Wartungspausen, über die die Nutzer mit einer Frist von mindestens 24 Stunden informiert werden.
11.5 Reklamationen im Zusammenhang mit der Nutzung des Dienstes können gemeldet werden:
11.6 Der Betreiber bearbeitet Reklamationen innerhalb von 14 Werktagen ab Erhalt und informiert den Nutzer über die getroffene Entscheidung auf elektronischem oder schriftlichem Weg.
12.1 Der Betreiber behält sich das Recht vor, die AGB zu ändern.
12.2 Eine Änderung der AGB kann insbesondere in folgenden Fällen erfolgen:
12.3 Über die beabsichtigte Änderung der AGB benachrichtigt der Betreiber den Nutzer:
12.4 Die Änderung der AGB tritt nach Ablauf von 21 Tagen ab der in Punkt 12.3 genannten Benachrichtigung in Kraft. Erhält der Betreiber vom Nutzer vor Ablauf dieser Frist eine Erklärung über die Nichtannahme der Bedingungen der neuen AGB, so wird der Vertrag zum Tag des Inkrafttretens der neuen AGB aufgelöst und dem Nutzer steht die Erstattung des Entgelts für den nicht genutzten Abonnementzeitraum zu.
12.5 Die Fortsetzung der Nutzung des Dienstes nach Inkrafttreten der neuen AGB ist gleichbedeutend mit deren Annahme.
13.1 Die AGB unterliegen polnischem Recht.
13.2 In den in diesen AGB nicht geregelten Angelegenheiten finden die Vorschriften des polnischen Zivilgesetzbuchs, des Gesetzes über die Erbringung elektronischer Dienstleistungen, der DSGVO sowie anderer geltender Vorschriften des polnischen Rechts Anwendung.
13.3 Alle sich aus dem Vertrag ergebenden Streitigkeiten werden die Parteien versuchen, gütlich beizulegen. Kommt keine Einigung zustande, werden die Streitigkeiten durch das für den Sitz des Betreibers zuständige Gericht entschieden.
13.4 Sollte eine Bestimmung der AGB unwirksam oder undurchführbar sein, so behalten die übrigen Bestimmungen ihre Verbindlichkeit.
13.5 Die AGB sind unter gabinetonline.com.pl/regulamin.html in einer Fassung verfügbar, die ihr Herunterladen und Ausdrucken ermöglicht.